Hoe maak je vergaderen ook leuk?

Het weekend zit erop en je mag maandag weer heerlijk aan het werk, yes! Voor je het weet staat de koffie klaar voor de eerste vergadering. Die zoals altijd net ietsjes te laat begint. En dan luidt: “welke onderwerpen gaan we vandaag behandelen?” Klinkt behoorlijk vervelend, toch? Maar een meeting of werkoverleg hoeft zeker niet vervelend te zijn. Met deze tips straalt iedereen van geluk na een vergadering.

Vergaderen een belangrijk middel

Waarom is vergaderen zo belangrijk? Soms denken we wel eens dat vergaderen er maar gewoon bij hoort. Maar vergaderen is een effectief middel. Je overlegt namelijk samen én je neemt samen besluiten. Door te vergaderen kan je als organisatie stappen maken. En niet geheel onbelangrijk: als je een vergadering effectief maakt, is het ook nog eens leuk! Het kan aan alle teamleden een behoorlijke dosis energie geven. En iedereen weet weer waar hij of zij voor werkt.

Iedereen kent wel van die standaard meetings waarin mensen deze zinnen uitspreken: “Zullen we dit over het weekend tillen?”, “Ik zet het nog wel even op de mail” en “Laten we er dan maar een klap op geven”. Op deze manier bereik je niet het effect van een effectieve en ook leuke meeting. Als je dat wel voor elkaar krijgt, dan kan iedereen zijn werk goed doen en ontstaat er teambuilding. Als je eenmaal weet hoe je dat moet doen, dan kan het echt een makkie zijn. Met de volgende tips wil jij ieder uur van de dag wel een vergadering plannen of bijwonen ;-)

Tips om een vergadering effectiever te maken…

• Voor je een vergadering plant is het belangrijk dat je goed nadenkt wie je allemaal nodig hebt. Op deze manier kan iedereen die erbij is waarde toevoegen. Het is namelijk zonde en vervelend als er iemand bij zit zonder dat hij of zij zich kan mengen in het gesprek. Denk dus van tevoren goed na over wie je bij de vergadering wilt betrekken.
• Vergaderen om het vergaderen? Nee, want dat is niet slim en zonde van de tijd! Daarom is het handig om alleen te vergaderen als het echt nodig is. Twijfel je of je wel of niet een vergadering moet plannen? Bedenk dan wat er gebeurt als het overleg niet gevoerd wordt. Gaat er niks mis als er geen overleg plaatsvindt? Dan is een vergadering dus geen noodzaak. Een mailtje of een berichtje moet voldoende zijn.
• Stel als voorbereiding agendapunten op. Je collega’s weten dan ook wat zij kunnen verwachten. Tip: deel deze voor de vergadering begint. Zo kan iedereen zich voorbereiden. En kan de vergadering lekker vlot verlopen.
• Agendapunten opgesteld? Check! Vervolgens is het handig om deze punten te prioriteren. Mocht je toch te weinig tijd hebben? Dan heb je de belangrijkste punten in ieder geval behandeld.
• Een meeting van 2 uur… dat is geen verstandige keuze. Laat een vergadering ongeveer 60 minuten duren. Op deze manier kan iedereen zijn focus houden en worden alleen de nodige onderwerpen besproken.
• Start je vergadering bij het einde. Dit klinkt misschien niet heel logisch, maar wanneer jij een kleine samenvatting geeft van de vergadering, heeft iedereen gelijk een doel voor ogen.
• Eindig de vergadering met een samenvatting van de genomen en uitgestelde beslissingen. Deel na de vergadering de notulen en actiepunten van deze meeting.
• En als laatste tip: start op tijd en eindig op tijd. Wel zo duurzaam.

Tips om een vergadering leuker te maken…

En hoe maak je vergaderen dan leuker?

• Breek het ijs. Zo kan je bijvoorbeeld je vergadering starten met een grapje of een klein spelletje. Je kan ook een rondje langs de tafel doen, zodat iedereen zijn doelen of wensen kan delen. Of je begint met het delen van een nieuw succes, dat jullie behaald hebben.
• Verander van locatie. Een vergadering hoeft echt niet altijd in een saai vergaderhok te zijn. Er zijn buiten het kantoorpand genoeg leuke en inspirerende plekken. Van een picknicktafel in het park tot aan het kattencafé in de stad.
• Combineer de vergadering met een heerlijke lunch. Daar wordt toch iedereen vrolijk van. Hierdoor creëer je een leuke en informele sfeer.
• Doorbreek je gewoontes. Start jij een vergadering altijd op een standaard manier? Check dan eens of je iets heel anders kan doen. Zo kan je bijvoorbeeld een quiz doen of neem een keer iets lekkers mee.

Achteraf kan je aan je collega’s nog feedback vragen. Wat vonden zij goed gaan en wat kan nog beter? Zo kan jij ook weer leren.