Wat is payroll?

Heb jij je ook al eens afgevraagd wat payroll is? Payroll is een populaire manier van werkgeven. Bij payrolling besteed je alle verplichtingen die je met juridisch werkgeverschap hebt uit aan een payrollbedrijf. Dat betekent dat je geen juridische werkgever bent en ook geen omkijken meer hebt naar je personeels- en salarisadministratie. Datzelfde geldt voor het contact over je personeel met de Belastingdienst, het UWV of de arbodienst. Dat regelt de payroller allemaal voor jou. En daar merken je medewerkers niets van, want zij blijven gewoon bij jou werken zoals ze gewend waren.

Wat zijn de voordelen van payroll voor werkgevers? 

Het grootste voordeel van payroll voor werkgevers is dat alle administratieve rompslomp die komt kijken bij personeel verleden tijd is. Dat laat je allemaal over aan het payrollbedrijf. Dat betekent bijvoorbeeld dat je geen contracten meer hoeft op stellen, sociale premies moet betalen of juridische kwesties moet oplossen. Scheelt je een hoop tijd en energie. En omdat je jouw personeelszaken door een ander bedrijf laat doen, hoef je daarvoor niemand meer in dienst te hebben. Het betekent ook dat je geen tijd en geld meer kwijt bent voor het opleiden of aannemen van HR-medewerkers. En je hoeft geen dure software voor de salarisadministratie te kopen en te implementeren. Payrolling scheelt je zo ook nog eens in kosten. En zo zijn er nog veel meer voordelen van payroll. 

Voor wie is payroll geschikt? 

Payroll is geschikt voor grote én kleine bedrijven. Welke voordelen jij van ervaart, hangt af van het soort onderneming dat je hebt. Heb je een kleine onderneming zonder eigen HR-afdeling? Dan levert payroll jou direct tijdswinst op want jij hoeft jouw kostbare uren niet meer te besteden aan tijdrovend administratief personeelswerk en het uitzoeken van het arbeidsrecht en cao voorwaarden.  

Maak je veel gebruik van tijdelijke contracten, bijvoorbeeld voor vakantie- of seizoenswerk? Dan heb je te maken met veel en moeilijke regels uit het arbeidsrecht en cao. Ideaal toch dat je dat allemaal kunt uitbesteden met payroll? Dan kun jij tenminste weer lekker ondernemen. 

Is payroll geschikt voor een kleine onderneming? 

Heb jij een kleine onderneming met één of twee medewerkers? Dan herken je vast dat je in verhouding veel tijd kwijt bent aan de administratieve zaken die horen bij het werkgeverschap. De oplossing daarvoor is payrolling. Want ook voor jou betekent dat je de personeels- en salarisadministratie en alle verplichtingen die daarbij horen met een gerust hart kunt overlaten aan de payroller. Dat zorgt ervoor dat jij je weer volledig kunt richten op het ondernemerschap. 

Is payroll geschikt voor mkb’ers met groeiplannen? 

Ben jij een mkb’er die kansen ziet op de markt om te groeien? Ook dan heeft payrolling voordelen voor jou. Om te groeien moet je waarschijnlijk je personeelsbestand uitbreiden. Zie je op tegen de risico’s, verantwoordelijkheden en uitdagingen die daarbij horen omdat je al voor genoeg uitdagingen staat? Dat is niet nodig als je overstapt op payrolling. Daarmee schaal je je eigen personeel eenvoudig op óf af wanneer jij dat wil.  

Wist je dat je via het werkplatform van Maqqie bovendien de mogelijkheid hebt om extra mensen in te zetten op uitzendbasis en eenvoudig kunt samenwerken met freelancers? Je vindt duizenden talenten op ons platform die je snel tijdelijk kunt inzetten.  

Is payroll geschikt voor grote ondernemingen? 

Payrollen is ook geschikt voor (middel)grote bedrijven. Daarmee verklein je het ondernemersrisico. Het effect daarvan is nog sterker bij grote ondernemers omdat alles ook op grotere schaal gebeurt. Meer medewerkers in dienst betekent bijvoorbeeld meer medewerkers die ziek worden. Bij payrolling begeleidt de payroller dat proces en de contacten met de arbodienst.  Ook kan doorbetaling bij ziekte in het payrolltarief worden opgenomen. Je hebt dan geen onverwacht hoge loonkosten. 

Bij een grote onderneming horen ook meer wisselingen in het personeelsbestand. De werkzaamheden die daarbij horen, zijn verleden tijd. Dat regelt de payroller allemaal voor je, inclusief de contacten met de Belastingdienst en het UWV. Dat scheelt jou zoveel tijd. Ook hoef je geen medewerkers voor de salarisadministratie of voor HR in dienst te nemen. De payroller neemt die rol over.   

Is payrolling geschikt voor elke branche? 

Payrollen is niet alleen geschikt voor elke soort onderneming: klein of groot, maar ook voor elke branche. Valt jouw bedrijf onder een cao? Dan kun je erop vertrouwen dat de payroller de juiste regels toepast. In een cao staan afspraken tussen werkgevers en werknemers die gelden in een bepaalde branche. De payroller heeft daarvoor de juiste juridische kennis in huis. Een voordeel voor jou, want zo loop je minder risico dat je per ongeluk de verkeerde regels toepast. En weet je wat ook prettig is? Je hoeft niet je niet meer te verdiepen in al die cao-regels die ook nog eens regelmatig veranderen. Dat is de verantwoordelijkheid van de payroller.  

Wat zijn misverstanden over payroll? 

Over payroll bestaan een paar misverstanden. Bijvoorbeeld dat jouw medewerkers erop achteruitgaan of dat het hetzelfde is als verloning. Maar dat is niet zo.  

Gaan jouw medewerkers erop achteruit bij payroll? 

Nee, jouw medewerkers gaan er niet op achteruit als jij gebruik maakt van payroll. Er is zelfs een wet waarin de rechten van payrollmedewerkers is geregeld: de Wet arbeidsmarkt in balans. De wet zegt dat voor payrollmedewerkers dezelfde regels gelden als voor medewerkers die bij jou in dienst zijn. Zij hebben dus dezelfde rechten en plichten.  

Bij payroll regelt het payrollbedrijf alle administratieve en juridische verplichtingen voor jou. En daar merken je medewerkers niets van, want in de praktijk blijf jij voor je medewerkers de werkgever. Ze blijven gewoon bij jou werken zoals ze gewend waren. Dus jij maakt de roosters en vertelt ze wat ze moeten doen. Dat verandert niet. Het enige dat je medewerkers merken, is dat in hun contract niet jouw naam, maar die van het payrollbedrijf staat. Dat is bij payroll namelijk de officiële werkgever. 

Is het alleen geschikt voor tijdelijke contracten? 

Payrolling is geschikt voor tijdelijke en vaste contracten. Het is een misverstand dat je alleen medewerkers met een flexibel contract op payrollbasis kunt laten werken. Ook medewerkers die vast bij jou in dienst zijn, kun je via deze constructie bij jou laten werken. Al jouw medewerkers, flexibel of vast, zijn dan officieel in dienst bij de payroller, maar in de praktijk merken ze daar niets van. Ze blijven gewoon hetzelfde werk doen.  

Is het uitbesteden van mijn salarisadministratie hetzelfde als payrolling? 

Payrolling en het uitbesteden van je salarisadministratie zijn niet hetzelfde. Vaak wordt wel gedacht dat het hetzelfde is, maar dat is een misverstand. Het zijn wel allebei vormen van verloning.  Wat zijn dan de verschillen tussen het uitbesteden van je salarisadministratie en payrolling? In het eerste geval besteed je alleen de salarisadministratie uit aan een gespecialiseerd bedrijf. De andere personeelszaken regel je zelf. Een ander verschil is dat bij het uitbesteden van je salarisadministratie de medewerkers bij jou in dienst blijven. 

Payroll gaat een stapje verder dan alleen het uitbesteden van je salarisadministratie. Bij payroll besteed je namelijk de salarisadministratie én alle andere personeelszaken uit aan een gespecialiseerd bedrijf: het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf wordt op papier de werkgever. Dat is een belangrijk verschil tussen payroll en verloning: bij payroll zijn de medewerkers in dienst van het payrollbedrijf. En hebben je medewerkers vragen over toeslagen, verlof, verzuim en pensioen? Dan kunnen ze daarvoor bij de payroller terecht. 

En zijn er dan ook overeenkomsten tussen payroll en het uitbesteden van je salarisadministratie? Jazeker, want op de werkvloer merken de medewerkers geen verschil. In beide gevallen ben jij voor hen het aanspreekpunt. Jij regelt wie wat doet en wie wanneer komt werken. In de praktijk verandert er voor medewerkers dus niets als jij besluit om over te stappen naar payrolling.  

Wat kost payroll en is payroll duur? 

Lijkt payroll jou wel wat? Dan wil je natuurlijk ook weten wat payroll kost. Misschien vraag je je af of payroll duur is. Voor payroll betaal je een vergoeding. Logisch, want het payrollbedrijf neemt veel werk van je over. Daar betaal je voor. Maar omdat je niets meer hoeft te doen aan de salarisadministratie en aan personeelszaken, levert dat tijdswinst op voor jou. Tijd die jij kunt besteden aan jouw bedrijf.  

Hoe weet je of payroll duur is voor jou? Om goed te kunnen berekenen wat payroll kost, moet je alle kosten bij elkaar optellen die jij maakt voor jouw personeel. Dat zijn natuurlijk de loonkosten, maar ook de kosten voor de verzekering om het loon tijdens ziekte te betalen, de kosten voor werkgeverschap en de tijd die het kost om personeelsvragen te beantwoorden. Als je al deze kosten bij elkaar optelt, dan ontdek je dat payroll vaak zelfs nog goedkoper is. 

Wat je personeel betreft, weet je precies waar je aan toe bent. Vooraf weet je exact wat een medewerker kost wanneer die bij jou komt werken. Dit is wel zo overzichtelijk.  

Payroll en jouw medewerkers 

Je hebt vast ook vragen over wat payroll voor jouw medewerkers betekent. Wat merken zij ervan als jij overstapt op payrolling? Wat zijn de voordelen van payroll voor medewerkers? En hoe zit het met tijdelijke contracten?  

Verandert mijn relatie met mijn payrollmedewerkers? 

Kies je voor payroll, dan verandert er voor de medewerkers alleen wat op papier. Het enige dat zij merken is dat op hun contract niet jouw naam staat, maar die van het payrollbedrijf. Dat is de officiële werkgever, maar in de praktijk ben jij dat. Jij hebt deze medewerkers uitgekozen om bij jou te werken. Jij maakt de roosters en jij vertelt wat ze moeten doen. Op het werk merken ze er dus niets van. Alleen bij vragen over toeslagen, verlof, verzuim, pensioen of andere personeelszaken hebben ze sneller antwoord doordat ze altijd terecht kunnen bij het payrollbedrijf. 

Wat zijn de voordelen van payroll voor werknemers? 

Heeft payroll ook voordelen voor werknemers? Ja, ook voor werknemers heeft payroll voordelen. Ze weten bijvoorbeeld zeker dat hun salaris op tijd wordt betaald. Ze zijn niet afhankelijk van de financiële positie van de ondernemer bij wie ze werken.  

Een payrollbedrijf is volledig gericht op de personeelsadministratie en de juridische kant van alles wat met werken te maken heeft. De payroller heeft daarom goede juridische kennis in huis en past de juiste regels uit de juiste cao toe. Zo weten medewerkers zeker dat ze de juiste rechten hebben. Voorbeelden zijn vakantiedagen, vakantiegeld, toeslagen. En ook het pensioen is goed geregeld. De service en kosten van payrollers kunnen flink uiteenlopen. Daarom is het belangrijk om je van tevoren goed te verdiepen in wat er wel (of juist niet) in een payrollofferte is opgenomen.  

Hoeveel tijdelijke contracten mag je aanbieden met payroll? 

Voor medewerkers die via een payrollconstructie werken gelden dezelfde arbeidsvoorwaarden als voor eigen medewerkers die bij jou in dienst zijn. Dat staat sinds 1 januari 2020 in de Wet arbeidsmarkt in balans. In de wet is ook geregeld hoeveel tijdelijke contracten een medewerker mag krijgen. Dat heet de ketenregeling.  

Wat zijn de regels voor tijdelijke contracten? 

• Je kunt een medewerker maximaal 3 keer een tijdelijk contract geven binnen drie jaar. Bied je de medewerker daarna nog een tijdelijk contract aan, dan is dat automatisch een vast contract. 

• Heeft een medewerker al langer dan drie jaar tijdelijk bij jou gewerkt, dan heeft hij ook recht op een vast contract. 

• Deze regels gelden niet als de medewerker tussen twee tijdelijke contracten langer dan 6 maanden niet voor jou heeft gewerkt. 

In een personeelsadministratie moet je de gegevens over tijdelijke contracten goed bijhouden. Het voordeel van payrolling is dat het payrollbedrijf dat voor jou doet. Dat betekent voor jou dus ook minder risico op fouten met het aantal tijdelijke contracten. Daarvoor is de payrolller verantwoordelijk. Die draagt het risico. 

Ontdek meer over payroll van Maqqie.