Jaarovergang checklist: waar moet je als werkgever aan denken?

En wat je bij Maqqie allemaal NIET hoeft te doen

Ineens is het bijna december. Voor elk bedrijf weer een drukke periode: verlof moet ingeboekt zijn, eindejaarsgegevens binnen zodat jaaropgaves kunnen worden gemaakt, scholingsbudget en WKR budget moet benut zijn, wijzigingen per 1 januari doorgevoerd… En dan hebben velen ook nog de helft van de maand vrij. Goed om dus op tijd te beginnen, zodat jij heerlijk kunt genieten deze feestdagen.

Gedurende het jaar houd jij je personeelsadministratie op orde, maar er zijn nog enkele zaken die je aan het einde van het jaar moet regelen. Wij zetten ze voor je onder elkaar. Download de HR checklist om ze altijd weer bij de hand te hebben.

Met Maqqie hoef je gelukkig alleen je uren te controleren, wij doen deze hele lijst voor jou. We delen graag wat er moet gebeuren om jouw jaar af te sluiten – of als checklist als jij nog niet met Maqqie werkt.

1 Controleer Awf-premie: 30% uren overschrijding

Wanneer de werknemer over een kalenderjaar meer dan 30% extra uren uitbetaald krijgt dan contractueel voor dat jaar is afgesproken en er een contract voor 35 uur of minder is, dan dient de eventuele lage AWf-premie herzien te worden. Vanuit Maqqie krijg je hier automatisch bericht over.

2 Gebruik vrije ruimte WKR

Elk jaar wordt de vrije ruimte – het bedrag wat je onbelast mag besteden – opnieuw vastgesteld. Controleer het percentage van de loonsom wat je mag gebruiken binnen de werkkostenregeling als onbelaste vergoeding of gift voor je werknemers. Ga vervolgens na welk bedrag is besteed aan cadeaubonnen, sportabonnementen, kerstpakketten en meer. Gerichte vrijstellingen zoals een laptop of werkplekvoorzieningen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Als je de vrije ruimte overschrijdt, moet er een eindheffing berekend worden. Deze moet uiterlijk voor het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar afgedragen zijn.

3 Controleer LKV

1. Het loonkostenvoordeel (LKV) is een tegemoetkoming voor werkgevers die één of meer werknemers in dienst nemen uit doelgroepen die lastig aan het werk komen:

   • oudere werknemers met een uitkering;

   • werknemers met een arbeidsongeschiktheidsuitkering;

   • werknemers met een arbeidsbeperking.

   Dit moet je aanvragen binnen 3 maanden nadat de werknemer in dienst komt. Voor het toekennen van het LKV moet de registratie van verloonde uren op orde zijn.

4 Controleer (jeugd-)LIV

Het (jeugd-)LIV ofwel lage-inkomensvoordeel is een regeling die onderdeel is van de Wet tegemoetkomingen loondomein (Wtl). Het LIV is een jaarlijkse tegemoetkoming voor werkgevers die werknemers in dienst hebben met een laag loon. Hierdoor dalen de loonkosten. Controleer aan het einde van het jaar of de uren correct geregistreerd zijn om de jaarlijkse tegemoetkoming te ontvangen. Als je voor een werknemer recht hebt op het jeugd-LIV en het LKV, dan worden beide tegemoetkomingen betaald.

5 Controleer beschikking Whk

De Werkhervattingskas of Whk-beschikking wordt jaarlijks door de belastingdienst verstuurd aan werkgevers waarvan bekend is dat zij werknemers in dienst hebben die verzekerd zijn voor de sociale verzekeringswetten. Deze wordt doorgaans begin december verstuurd en bevat informatie die noodzakelijk is voor de loonadministratie. De Belastingdienst stelt de beschikking op, op basis van gegevens van twee jaar geleden. Bij onjuistheden kun je binnen zes weken na dagtekening bezwaar maken. Hierbij vermeld je:

• De reden van het bezwaar (juridisch onderbouwd wordt aangeraden)

• Het beschikkingsnummer (deze staat rechtsboven op de beschikking)

6 Opboeken verlof

Werknemers hebben wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn alle extra vakantiedagen die werknemers opbouwen bovenop het wettelijk minimum aan vakantiedagen. Wettelijke dagen vervallen een half jaar na de opbouw, bovenwettelijke dagen vervallen vijf jaar na de opbouw. Ook overuren ofwel compensatieuren zijn onderdeel van het verlof en moeten opgeboekt worden voor het nieuwe jaar. Andere soorten verlof:

• Zwangerschapsverlof of bevallingsverlof

• Geboorteverlof

• Ouderschapsverlof

• Adoptieverlof of pleegzorgverlof

• Zorgverlof

• Calamiteitenverlof en kort verzuimverlof

• Bijzonder verlof
  

7 Opboeken vakantiegeld

Wanneer je afgelopen jaar een nieuwe medewerker verloont, kan het zo zijn dat je de reservering van het vakantiegeld moet opboeken.

8 Controleer nieuwe premies en parameters voor het nieuwe jaar

Ga na welke wijzigingen er zijn in lonen, afdrachten en andere parameters vanuit de wet en cao’s. Denk hierbij aan:

• Lonen (verhogingen en indexeringen)

• Loonbelasting

• Arbeidskorting

• WW-premie

• Aof-premie

• De Zorgverzekeringswet (ZVW)

• Pensioenpremie

• Reiskostenvergoeding

• WKR vrije ruimte

En reserveringen voor:

• Vakantiegeld

• Transitievergoeding

• Doorbetaling bij ziekte

• Aanvulling ziektewet

• Scholing

• Sociaal Fonds

Per jaar zijn er bovendien een hoop cao- en wetswijzigingen die invloed hebben op bestaande lonen, premies en reserveringen of zorgen voor nieuwe afdrachten of toezeggingen. Bij Maqqie houden we deze continu in de gaten, zodat niets gemist wordt.

9 Afsluiting verloningsjaar

Wanneer alle gegevens in orde zijn, kun je de jaaropgaves klaarzetten en het jaar officieel sluiten. Hierna mogen geen wijzigingen meer aangebracht worden voor dat jaar.