Verplichte CO2-registratie werkgevers per 1 juli 2024

Heeft jouw organisatie 100 of meer medewerkers? Dan ben je vanaf 1 juli 2024 verplicht te rapporteren over het aantal kilometers dat zij reizen. Het gaat hier om zowel zakelijk verkeer als woon-werkverkeer. Uiterlijk op 30 juni 2025 moet je deze informatie indienen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Waarom wordt de CO2-registratie ingevoerd?

Het doel van de CO2-registratie is om de CO2-uitstoot te verminderen. En zo de klimaatverandering tegen te gaan. Bijna de helft van de CO2-uitstoot in het verkeer komt door woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. In het Klimaatakkoord staat dat werkgevers met 100 medewerkers of meer hun CO2-uitstoot naar beneden moeten brengen. Dit moeten ze doen door zakelijk verkeer en woon-werkverkeer te verminderen.

De komende jaren geldt voor alle werkgevers gezamenlijk een CO2-uitstoot plafond. In 2026 is er een evaluatie. Als werkgevers samen onder het maximum zijn gebleven, wordt er een individuele norm per werkgever ingesteld. Maar voorlopig geldt dus alleen de verplichting om over het aantal kilometers te rapporteren.

Welke bedrijven zijn verplicht om te registreren?

De verplichte CO2-registratie geldt voor organisaties met 100 of meer medewerkers. De verplichting gaat in op 1 juli. Het gaat om het aantal medewerkers dat op die datum in 2024 bij je in dienst is. Het maakt niet uit of er na die datum meer medewerkers in dienst komen of juist vertrekken.

1 juli 2024 is de zogenoemde peildatum. Voor de rapportageplicht in de jaren daarna is 1 januari de peildatum. Medewerkers die na de peildatum beginnen, worden niet meegerekend bij de 100 of meer medewerkers. Zij moeten echter wel worden opgenomen in het rapport.

Medewerkers met een contract voor 20 of meer betaalde uren per maand worden meegeteld. Tijdelijke medewerkers die via een uitzend- of detacheringsbureau werken, worden niet meegerekend. Ook payrollmedewerkers tellen niet mee bij jouw organisatie (wél bij het payrollbureau). Oproepkrachten met een contract voor 20 uur of meer per maand worden wel meegerekend.  

Heeft jouw organisatie meerdere vestigingen? En zijn deze vestigingen onder één handelsregisternummer ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Dan moet je de medewerkers van al deze vestigingen bij elkaar optellen om te bepalen of je aan de registratieplicht moet voldoen.

CO2-registratie is niet verplicht wanneer je geen vergoeding geeft voor reiskosten. Als je reiskosten vergoedt als onderdeel van het cafetariasysteem of keuzebudget, moet je wél een CO2-registratie bijhouden.

Als je minder dan 100 medewerkers in dienst hebt, kun je ervoor kiezen om vrijwillig te rapporteren. Je kunt dit bijvoorbeeld doen om het zakelijk verkeer binnen de organisatie duurzamer te maken.

Welke typen mobiliteit vallen onder de verplichte CO2-registratie?

Onder de verplichte CO2-registratie vallen zakelijke mobiliteit (zakelijk verkeer) en woon-werkmobiliteit (woon-werkverkeer). Bij zakelijke mobiliteit gaat het om alle reizen die medewerkers maken voor het werk, behalve woon-werkverkeer. Denk bijvoorbeeld aan het reizen naar een klant.

Woon-werkverkeer is het reizen tussen huis en werk. Het gaat hierbij om de vaste werkplek van de medewerker. Vaak is dit in de arbeidsovereenkomst benoemd.

Welke typen mobiliteit vallen niet onder de verplichte CO2-registratie?

Bedrijfsvoertuigen met grijze kentekens zijn niet verplicht om hun CO2-uitstoot te registreren. Dit geldt voor voertuigen zoals bestelbusjes en vrachtwagens. Ook speciaal aangepaste voertuigen vallen onder deze uitzonderingsregel.

Daarnaast geldt dit voor de kilometers van nood- en hulpdiensten (zoals de politie of brandweer). Ook de reizen die bijvoorbeeld een treinmachinist, trambestuurder of taxichauffeur maken tellen niet mee. Verder valt het privégebruik van een zakelijke auto of leaseauto niet onder de verplichte CO2-registratie.

Wat moet je als werkgever aanleveren voor de CO2-registratie?

Voor de CO2-registratie moet je informatie aanleveren over alle kilometers die medewerkers maken. Dit geldt zowel voor zakelijk verkeer als voor woon-werkverkeer.  

Dit hoeft niet per medewerker. Het gaat om het totaal aantal kilometers per vervoersmiddel en het type brandstof. Bij auto's wordt bijvoorbeeld onderscheid gemaakt tussen diesel/benzine en hybride/elektrische auto's.

Je vult deze informatie in op een online formulier op de website van de RVO. Elk jaar moet je vóór 1 juli de informatie van het voorgaande jaar aanleveren.

De informatie over 2024 moet je dus uiterlijk op 30 juni 2025 aanleveren. Je hoeft dan maar over een half jaar te rapporteren (juli t/m december).

Maar je kunt er op vrijwillige basis ook voor kiezen om over heel 2024 te rapporteren. De jaren daarna moet je verplicht over het hele jaar rapporteren.

Hoe lever je de CO2-registratie aan voor zakelijke mobiliteit?

Voor de CO2-registratie voor zakelijke mobiliteit zijn er drie categorieën:

1.      lease en/of eigen wagenpark;

2.      dienstverleners;

3.      declaraties.

Lease en/of eigen wagenpark

Als jouw organisatie eigen vervoersmiddelen heeft, dan moet je per vervoersmiddel en brandstoftype het aantal kilometers doorgeven. Een eigen vervoersmiddel kan naast een auto bijvoorbeeld ook een motor, brommer of (elektrische) fiets zijn. Ook bij leaseauto’s moet je per vervoersmiddel en brandstoftype het aantal kilometers aanleveren.

Heeft de medewerker ook privékilometers met het voertuig gereden? Dan mag je deze niet meetellen bij het onderdeel zakelijke mobiliteit. Vaak kun je bovenstaande informatie opvragen bij het leasebedrijf of de wagenparkbeheerder.

Dienstverleners

Met dienstverleners worden commerciële organisaties bedoeld waarmee je afspraken hebt gemaakt over zakelijke reizen. Bijvoorbeeld over het openbaar vervoer, deelauto’s of deelfietsen. Zo’n organisatie kan vaak de informatie geven die je nodig hebt voor de verplichte CO2-registratie.

Ga hierover wel op tijd in gesprek. En let erop dat de organisatie de informatie moet splitsen. Dit moet op basis van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer, maar ook op vervoersmiddel en type brandstof.

Declaraties

Moeten medewerkers hun zakelijke reizen eerst zelf betalen en vervolgens declareren? Dan moet je een declaratiesysteem hebben dat aansluit bij de verplichte CO2-registratie. Dat wil zeggen dat de kilometers uitgesplitst moeten worden naar vervoersmiddel en type brandstof.

Als een medewerker met het openbaar vervoer reist, heeft hij niet altijd zicht op het aantal kilometers dat hij gereisd heeft. Je kunt dan de totaal gedeclareerde bedragen van het openbaar vervoer invullen in het formulier voor de CO2-rapportage. Dit wordt dan vanzelf omgerekend naar het aantal gereisde kilometers met het openbaar vervoer.

Hoe lever je de CO2-registratie aan voor woon-werkverkeer?

Voor de CO2-registratie van woon-werkverkeer zijn er verschillende methoden. De eenvoudigste is het verzamelen van informatie via een registratiesysteem. Dit kan bijvoorbeeld via een app of mobiliteitskaart (zakelijke variant op de OV-chipkaart). De aanbieder van de app of mobiliteitskaart kan vaak een uitgesplitst jaaroverzicht voor de CO2-registratie aan je geven.

Kunnen medewerkers de kosten voor woon-werkverkeer declareren? Dan is het (weer) belangrijk dat je een declaratiesysteem hebt dat past bij de verplichte CO2-registratie. Op het declaratieformulier moet bijvoorbeeld staan welk vervoersmiddel en welk brandstoftype er is gebruikt.

Is er geen registratie- of declaratiesysteem, dan kun je een enquête houden onder medewerkers. Hierin vraag je naar hun reispatroon in de voorgaande week. Je vraagt dan bijvoorbeeld wat het belangrijkste vervoersmiddel is dat ze in die week hebben gebruikt. Of op welke dagen de medewerker heeft thuisgewerkt (en dus niet heeft gereisd).

Als je de resultaten van de enquête hebt, bereken je vervolgens de jaartotalen. Uiteraard zal de uitkomst niet 100% overeenkomen met de werkelijkheid. Toch ziet de RVO dit als een betrouwbare methode.

Je moet wel voldoen aan de voorwaarden die aan de enquête worden gesteld. Meer informatie hierover vind je in de handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit (pdf)’ van de RVO.

Hoe lever je de CO2-registratie aan voor uitzendkrachten?

De CO2-registratie voor uitzendkrachten moeten de uitzendbureaus aanleveren. Zij mogen hiervoor een aangepaste methode gebruiken. Het uitgangspunt zijn de reiskosten die per tijdvak/periode aan een uitzendkracht worden betaald.

Het uitzendbureau moet dit vervolgens terugrekenen naar kilometers. Voor de uitsplitsing naar het gebruikte vervoersmiddel kan het uitzendbureau de gemiddelden van het CBS aanhouden. Meer informatie over deze methode vind je in de handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit – special uitzendbranche (pdf)’ van de RVO.

Wat gebeurt er na het aanleveren van de CO2-registratie?

Na het aanleveren van de CO2-registratie ontvang je een rapportage. Hierin staat de informatie die je hebt ingediend en de CO2-uitstoot die hierbij hoort. Ook staan in de rapportage tips om de duurzaamheid te verbeteren.

De RVO stuurt de CO2-registratie automatisch door naar de omgevingsdienst van jouw regio. Zij weten dan dat je de CO2-registratie hebt gedaan. Ook kijken zij of de aangeleverde informatie klopt. Bewaar de administratie over de CO2-registratie daarom goed voor een eventuele controle.