Alles wat je moet weten over loonstroken

Eén van de onderdelen van de salarisadministratie is het maken en versturen van de loonstrook, ook wel salarisstrook genoemd. Het is een belangrijk onderdeel, want veel medewerkers vinden het prettig om te kunnen zien wat zij onder aan de streep overhouden van hun brutosalaris en wat hier precies nog van af gaat. Maar wat moet er allemaal op de loonstrook staan? En hoe en wanneer moet je deze aan je medewerkers versturen?

Wat is een loonstrook?

Een loonstrook is een specificatie van hoe het brutosalaris van je medewerker is opgebouwd. Je bent verplicht om iedere medewerker in de organisatie een loonstrook te geven. Ook als hij of zij er niet zelf om vraagt.

Wat staat er op een loonstrook?

Wat er precies op de loonstrook staat, verschilt per werkgever. Er is geen verplicht model dat je hiervoor moet gebruiken, al zijn er wel een aantal gegevens die verplicht op de loonstrook moeten staan (zie hieronder). Als je gebruikmaakt van een salarissoftwarepakket, dan is de loonstrook in de meeste gevallen onderdeel van zo’n pakket.

Bekijk de uitleg van de loonstrook.

Verplichte gegevens op de loonstrook

De volgende gegevens moet je verplicht op de loonstrook zetten:

• het brutoloon

• de samenstelling van het bruto- of het nettoloon. Naast het basisloon kan het bruto- of nettoloon bijvoorbeeld ook nog bestaan uit een prestatiebeloning, overwerkgeld of toeslagen.

• de bedragen die je op het loon hebt ingehouden of ermee hebt verrekend, zoals de pensioenpremie, de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

• de wettelijke minimumvakantiebijslag

• het aantal uren dat de medewerker werkt op basis van de arbeidsovereenkomst

• het soort arbeidsovereenkomst dat de medewerker heeft (gaat het om een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd, is er sprake van oproepcontract?)

• de periode waarover je het loon hebt berekend (ook wel het loontijdvak genoemd)

• het wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon dat voor de medewerker geldt

• de naam van je organisatie en de naam van de medewerker

• als je de loonstrook ook als jaaropgaaf gebruikt: de verplichte gegevens van de jaaropgaaf

Niet verplichte gegevens loonstrook

Er zijn ook gegevens die niet verplicht zijn om op de loonstrook te zetten, maar die sommige werkgevers toch vermelden. Het gaat dan bijvoorbeeld om:

• het sociale verzekeringsloon (sv-loon). Dit is het loon waarover je de belastingen en sociale premies betaalt. Het UWV gebruikt dit sv-loon om de hoogte van een eventuele uitkering te berekenen.

• het nummer inkomstenverhouding. Dit is het nummer dat gebruikt wordt in de communicatie met de Belastingdienst en het UWV.

• het aantal verloonde uren

• de werknemersverzekeringen waarvoor de medewerker verzekerd is

• het belastbare loon

• de tabel die van toepassing is voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen

• of je de loonheffingskorting hebt toegepast

• de verrekende arbeidskorting

Het kan soms handig zijn om deze niet-verplichte gegevens tóch op de loonstrook te zetten. Bijvoorbeeld voor je eigen administratie, zodat je snel bepaalde gegevens kunt terugvinden. Maar ook voor je medewerkers: zodat zij meer inzicht krijgen in de opbouw van hun salaris en omdat zij dit nodig kunnen hebben als ze bijvoorbeeld bij het UWV een aanvraag voor een uitkering moeten doen.

Wanneer stuur je de loonstrook?

Je moet de loonstrook in elk geval versturen bij de eerste betaling van het salaris. Daarna hoeft dit alleen als er iets verandert in het salaris. In de praktijk ontvangen de meeste medewerkers elke maand een loonstrook.

Wat is een proforma loonstrook?

Een proforma loonstrook is een soort proef loonstrook. Je kunt dit bijvoorbeeld maken voor een nieuwe medewerker met wie je in onderhandeling bent over zijn salaris of die gewoon alvast inzicht wil hebben in zijn nieuwe salaris. Voor de nieuwe medewerker is het fijn om te zien wat hij onder aan de streep zal overhouden aan zijn nieuwe salaris, maar ook hoe dit salaris is opgebouwd.

Ook als een medewerker meer of minder wil gaan werken of bijvoorbeeld (onbetaald) ouderschapsverlof wil opnemen, is het soms handig om een proforma loonstrook te kunnen geven. De medewerker ziet dan direct wat dit voor gevolgen heeft voor zijn nettosalaris.

Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?

Je kunt de salarisadministratie (waaronder het opmaken en versturen van de loonstroken) zelf doen of uitbesteden. Doe je de salarisadministratie zelf, dan brengt dit (financiële) risico’s met zich mee. Bovendien moet je hiervoor de nodige kennis in huis hebben en kan het behoorlijk wat tijd kosten. Als je de salarisadministratie zelf doet, is het verstandig om hierbij gebruik te maken van een online softwareoplossing. Dit verkleint de kans op fouten.

Je kunt er ook voor kiezen om de gehele administratie uit te besteden aan een payrollbedrijf. Bij payrolling neemt het payrollbedrijf de volledige salarisadministratie én alle andere personeelszaken bij je uit handen. Het payrollbedrijf wordt dan op papier de werkgever en je medewerkers zijn ook in dienst bij het payrollbedrijf.

Een tussenoplossing is om alleen de salarisadministratie uit te besteden aan een gespecialiseerd bedrijf. De andere personeelszaken regel je dan zelf. Het verschil met payrolling is dat jij ook op papier de werkgever blijft en dat de medewerkers bij jou in dienst zijn.