Salarisadministratie: wat het is en wat je moet regelen
Salarisadministratie gaat over alles wat je regelt voor het salaris van je medewerkers. Je berekent het loon, maakt loonstroken en betaalt belasting en premies. Ook houd je gegevens bij voor de Belastingdienst.
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een goede salarisadministratie. Maar wat moet je precies regelen? En kun je dit beter zelf doen of uitbesteden? In dit artikel leggen we het stap voor stap uit.
Wat is salarisadministratie?
Salarisadministratie wordt ook wel loonadministratie of salarisverwerking genoemd. Het gaat om alles wat nodig is om je medewerkers goed en op tijd te betalen.
Je berekent bijvoorbeeld hoeveel bruto- en nettoloon een medewerker krijgt. Ook verwerk je vakantiegeld, vergoedingen en andere extra's. Daarna maak je een loonstrook en betaal je het nettoloon aan je medewerker.
Daarnaast geef je informatie door aan de Belastingdienst en betaal je belasting en premies.
Aan welke regels moet je salarisadministratie voldoen?
Voor iedere medewerker moet je een loonstaat bijhouden. Hierin staan de gegevens die je nodig hebt om het salaris en de loonheffingen te berekenen.
Bij de eerste loonbetaling geef je de medewerker een loonstrook. Verandert er daarna iets in het salaris of de bedragen die je inhoudt? Dan geef je opnieuw een loonstrook. Veel werkgevers geven iedere maand een loonstrook. Dat is duidelijk voor de medewerker.
Je moet delen van je administratie ook een aantal jaren bewaren. Voor veel gegevens voor de belasting is dat 7 jaar. Voor andere documenten kunnen andere regels gelden.
Regels en bedragen kunnen veranderen. Controleer daarom altijd de nieuwste informatie in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
Welke belasting en premies betaal je over het loon?
Als werkgever betaal je loonheffingen. Dit zijn belastingen en premies over het loon van je medewerkers.
Daaronder vallen bijvoorbeeld loonbelasting en premies voor:
AOW: inkomen voor mensen die de AOW-leeftijd hebben bereikt.
Anw: een uitkering voor nabestaanden.
Wlz: zorg voor mensen die lange tijd veel zorg nodig hebben.
Loonheffingen kunnen gelden voor verschillende vormen van loon. Denk aan het gewone salaris, maar ook aan vakantiegeld, een bonus of een auto van de zaak.
Sommige vergoedingen kun je onder voorwaarden belastingvrij geven. Denk aan bepaalde reiskosten of een vergoeding voor thuiswerken. Hiervoor gebruik je de werkkostenregeling.
Als werkgever betaal je ook premies voor werknemersverzekeringen, zoals de WW en WIA. Welke premies je precies betaalt, verschilt per werkgever en medewerker. De Belastingdienst bepaalt welke premies voor jou gelden.
Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?
Je kunt de salarisadministratie zelf doen of laten doen door een andere partij. Je kunt ook kiezen voor payrolling.
Welke keuze bij je past, hangt af van je bedrijf en hoeveel werk je zelf wilt doen.
Salarisadministratie zelf doen
Je kunt salarissoftware gebruiken om zelf je salarisadministratie te doen. De software neemt veel werk uit handen.
Je blijft wel zelf verantwoordelijk. Je moet ervoor zorgen dat de salarissen kloppen en dat je op tijd aangifte doet. Ook moet je op de hoogte blijven van nieuwe regels.
Salarisadministratie uitbesteden
Je kunt je salarisadministratie ook uitbesteden. Een andere partij doet dan bijvoorbeeld de loonberekening, maakt de loonstroken en helpt met de aangifte.
Je medewerkers blijven bij jou in dienst. Jij blijft dus de werkgever.
Uitbesteden kan handig zijn als je minder tijd aan administratie wilt besteden. Ook hoef je dan minder kennis over salarisadministratie in huis te hebben.
Payrolling
Payrolling werkt anders. Bij payrolling komt de medewerker officieel in dienst bij het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf wordt dus de werkgever.
De medewerker blijft wel voor jouw bedrijf werken. Het payrollbedrijf regelt onder andere het salaris en een deel van de taken die bij het werkgeverschap horen.
Het belangrijkste verschil is dus simpel: bij het uitbesteden van je salarisadministratie blijf jij werkgever. Bij payrolling is het payrollbedrijf de officiële werkgever.
Hoe begin je met salarisadministratie?
Neem je voor het eerst iemand in dienst? Dan moet je een aantal dingen regelen.
Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst.
Doe dit voordat je voor het eerst aangifte loonheffingen moet doen.Ontvang je loonheffingennummer.
Dit nummer heb je nodig voor je aangifte bij de Belastingdienst.Controleer het identiteitsbewijs.
Controleer het identiteitsbewijs van je nieuwe medewerker voordat deze begint met werken.Verzamel de gegevens van je medewerker.
Je hebt bijvoorbeeld de volledige naam, het adres en het burgerservicenummer (BSN) nodig.Maak een loonstaat.
Hierin houd je de gegevens bij die je nodig hebt om het salaris en de loonheffingen te berekenen. Salarissoftware kan je hierbij helpen.
Controleer bij de Belastingdienst welke gegevens en formulieren je precies nodig hebt. Zo weet je zeker dat je de nieuwste regels volgt.
Wat kost salarisadministratie?
Wat je betaalt voor salarisadministratie hangt af van je situatie. Het aantal medewerkers speelt bijvoorbeeld een rol. Ook maakt het verschil of je de administratie zelf doet of uitbesteedt.
Doe je het zelf? Dan betaal je bijvoorbeeld voor salarissoftware. Je bent daarnaast zelf tijd kwijt aan de administratie.
Besteed je de salarisadministratie uit? Dan betaal je een andere partij om een deel van het werk voor je te doen.
Bij payrolling worden meer taken overgenomen. Daarom worden de kosten ook op een andere manier berekend.
Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent? Gebruik onze kostprijscalculator. Daarmee krijg je snel een beeld van de kosten voor jouw situatie.
Laatst bijgewerkt: 11 augustus 2026
Heb je nog meer hulp nodig?
We staan graag voor je klaar!
