Voor het eerst personeel aannemen: wat zijn de risico's?

Wanneer je voor het eerst personeel aanneemt, is het belangrijk om te begrijpen wat er allemaal bij komt kijken. Waar ben je voor verantwoordelijk? Wat zijn de risico's van het aannemen van personeel? Wat zijn de kosten van het aannemen van personeel? En hoe pak je het aan?

Voor het eerst personeel aannemen

Jouw bedrijf gaat goed. Zo goed zelfs, dat je het eigenlijk niet meer alleen kunt doen. Je hebt extra handjes nodig, maar hoe pak je dat aan? Ga je voor een tijdelijke of vaste medewerker? En als je iemand hebt gevonden die jou wilt helpen, wat moet je doen? En wat gebeurt er als je de loonkosten niet meer kunt betalen door een zakelijke tegenvaller?

Personeel aannemen is een grote stap voor jou, maar ook voor je bedrijf: hiermee kun je de groei inzetten die je voor ogen hebt. Wanneer je start als werkgever, moet je weten met welke wet- en regelgeving je te maken krijgt en welke verplichtingen je hebt als werkgever. Wij praten je bij zodat jij goed beslagen ten ijs gaat als werkgever.

Personeel aannemen als zzp'er / eenmanszaak

Je start jouw bedrijf meestal als eenmanszaak. Een eenmanszaak richt je eenvoudig op, je werkt vanuit huis of start klein en kunt met online en digitale hulpmiddelen snel ondernemen. Als zzp'er of eenmanszaak kun je prima je eerste werknemers in dienst nemen wanneer je extra handjes nodig hebt. Of een samenwerking aangaan met een freelancer of uitzendkracht. De rechtsvorm eenmanszaak zegt niets over het aantal werknemers.

Weten of je beter een flexibele tijdelijke medewerker kunt inzetten of beter een vaste werknemer? Wij hebben de voor- en nadelen voor je onder elkaar gezet. Daarnaast is het ook mogelijk om met freelancers te starten. Dit scheelt administratie aangezien je werkt op factuurbasis en beperkt je risico's aangezien je geen werkgever bent maar opdrachtgever. Nadelen zijn dat de kosten voor je bedrijf hoger zijn en er een mate van onbetrouwbaarheid is aangezien de freelancer voor meerdere opdrachtgevers kan werken en voor eigen belang werkt - dus niet jouw belang voorop stelt.

Extra taken van een werkgever

Naast bedrijfseigenaar ben je als werkgever ook verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie. Dat betekent dat je een extra takenpakket krijgt:

• Aanmaken en bijhouden van contracten, planningen, urenregistratie, verlof, verzuim en loonadministratie.

• Inschalen van cao, periodieken, reiskostenvergoeding en transitievergoeding.

• Maandelijks afdragen van premies en loonheffingen.

• Bijhouden van wet- en regelgeving rondom arbeid.

• Uitbetalen van salaris, vakantiegeld en opbouwen van pensioen.

• Kosten bij ziekte, verzuim en arbeidsongeschiktheid.

Stappenplan personeel aannemen

1. Meld je als werkgever aan bij KvK en de Belastingdienst. Je ontvangt een loonheffingennummer.

2. Iemand gevonden? Controleer de identiteit en bewaar een leesbare kopie van het identiteitsbewijs in je personeelsadministratie. De volgende juridische aspecten zijn van belang om te documenteren:

   • Het burgerservicenummer van de nieuwe medewerker.

   • De burgerlijke staat van je nieuwe medewerker.

   • Loonheffingskorting voor de medewerker, indien van toepassing.

   • Een werkvergunning als je iemand van buiten de EU of EER aanneemt.

3. Stel een arbeidsovereenkomst op in lijn met de wet en cao, waarin je minimaal het volgende afspreekt:

   • salaris & loonstrook

   • inhoudingen & verrekeningen op het salaris

   • werktijden en arbeidsduur

   • proeftijd

   • vakantiedagen en feestdagen

   • vakantiegeld

   • in sommige sectoren is een pensioenregeling verplicht

4. Richt de salarisadministratie in:

   • Hoe leg je het vast? In excel of in een programma?

   • Zet alle personeelsgegevens erin inclusief de gemaakte afspraken.

   • Bepaal wat per persoon van toepassing is: loonheffingskorting, opbouw van en inhoudingen op het loon, reiskostenvergoeding, vakantiegeld, etc.

   • Zorg voor loonstaten, loonstroken en jaaropgaves.

5. Uitbetalen: bepaal wanneer de medewerker het salaris ontvangt, je hebt hierbij de keuze uit achteraf, per maand, wekelijks of 4-wekelijks.

De kosten van personeel aannemen

De kosten van een werknemer bestaan uit de volgende onderdelen:

• Brutoloon

• Vakantiegeld & vakantiedagen

• Pensioenpremie

• Premies werknemersverzekeringen & ZVW

• Onkostenvergoedingen

• Totale werkgeverskosten

Per werknemer betaal je bovenop het afgesproken brutosalaris nog zo'n 20 tot 35 procent van dat salaris aan extra kosten. Deze kosten zijn afhankelijk van de afspraken die je hebt gemaakt. We hebben alle kosten van een loonadministratie voor je onder elkaar gezet - en de kosten om je loonadministratie uit te besteden.

De risico's van personeel aannemen

Wanneer je start met personeel, heb je ook te maken met werkgeversrisico's. We zetten de belangrijkste risico's voor je onder elkaar:

1. Wet- en regelgeving: je bent als werkgever verplicht om op de hoogte te blijven van de geldende arbeidswetgeving en regelgeving. Het niet naleven kan leiden tot boetes en juridische problemen.

2. Contractuele verplichtingen: om geschillen met werknemers en juridische complicaties te voorkomen, is het belangrijk om afspraken vast te leggen in een arbeidsovereenkomst. Of opdrachtovereenkomst in het geval dat je werkt met freelancers.

3. Arbeidsvoorwaarden: als werkgever zorg je ervoor dat je voldoet aan de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in wetten, cao's (collectieve arbeidsovereenkomsten) en individuele arbeidsovereenkomsten. Afwijken hiervan heeft financiële en juridische consequenties.

4. Privacy en gegevensbeveiliging: als werkgever moet je je houden aan de privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

5. Verzuim en arbeidsongeschiktheid: als werkgever heb je een zorgplicht voor je werknemers. Het beheer van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid kan complex zijn en heeft financiële gevolgen.

6. Werknemerscompensatie: in het geval van letsel op het werk gelden er regels en verplichtingen met betrekking tot werknemerscompensatie.

7. Werving en selectie: aannemen van personeel is niet eenvoudig. Zo kan het voorkomen dat je een ongeschikte kandidaat aanneemt. Dit leidt tot verminderde productiviteit en hogere kosten voor de ontwikkeling en training of voor vervanging.

8. Discriminatie en gelijke behandeling: als werkgevers ben je verplicht discriminerende praktijken te voorkomen en te zorgen voor gelijke behandeling van alle werknemers om juridische problemen te voorkomen.

9. Ontslagprocedures: mocht de samenwerking niet goed verlopen en dit leidt tot ontslag, kan het niet correct volgen van procedures leiden tot juridische geschillen en financiële consequenties.

10. Pensioenregelingen: als werkgever voldoe je aan wet- en regelgeving met betrekking tot pensioenregelingen en zorg je dat ze de pensioenrechten van werknemers respecteren.

Zorg dat je dus op de hoogte bent van alle verplichtingen en risico's voordat je personeel aanneemt. Vraag advies bij HR, financieel en juridisch specialisten en investeer in een goed personeelsbeheersysteem en een loonadministratie om deze risico's te verminderen.

Alle regels en verplichtingen van werkgevers

Als werkgever krijg je te maken met een hele hoop aan wetten, regels en verplichtingen. Lees meer over waar je aan moet voldoen als werkgever.

Geen regels of risico's van een werkgever maar wél snel aan de slag met personeel met gratis advies? Meld je dan nu aan bij Maqqie.