Payroll kosten: hoe kun je offertes vergelijken?

Wat kost payroll? En hoe kun je payroll offertes vergelijken?

Wat payroll kost, is afhankelijk van verschillende zaken. Payroll kosten bereken je door het bruto uurloon te vermenigvuldigen met de omrekenfactor (ook wel payroll factor genoemd).  De gemiddelde omrekenfactor is 1.67 maar er zijn ook uitschieters boven 1.75. Wanneer een medewerker dus €10 per uur verdient en het payrollbedrijf heeft een omrekenfactor van 1.67, dan zijn de payroll kosten per uur €16,70.

De kosten van payroll bestaan uit:

• Het bruto uurloon: het salaris wat je met je medewerker hebt afgesproken.

Het bruto uurloon vermenigvuldig je vervolgens met de omrekenfactor. De omrekenfactor bestaat uit:

• Verplichte kosten: premies Werknemersverzekeringen, opbouw van pensioen, vakantiegeld en vakantiedagen.

• Aanvullende kosten: reserveringen voor ziekte, feestdagen en bruto vergoedingen zoals een auto of fiets van de zaak.

• Service kosten: de kosten die je betaalt voor payroll. Dit is ook een vergoeding voor de voorfinanciering van je loonkosten.

Als het payrollbedrijf de omrekenfactor heeft berekend, weet je precies wat de payroll kosten per uur zijn voor de medewerker die via payrolling bij jou werkt. Het is daarom belangrijk dat je de tarieven en de voorwaarden van het payrollbedrijf goed begrijpt voordat je een contract afsluit.

We helpen je graag voor een goede vergelijking van payroll tarieven. Neem contact met ons op voor een advies op maat of bekijk hier onze prijzen en wat het jouw bedrijf oplevert.

Wat is het bruto uurloon?

Jij geeft aan wat het brutoloon van jouw medewerker is. Dit heb je afgesproken in het contract of staat in de cao (collectieve arbeidsovereenkomst). Het brutoloon is het salaris dat de medewerker ontvangt voor zijn werkzaamheden. Hiervan wordt dan nog de loonheffing ingehouden. Loonheffing is de verzamelnaam voor de loonbelasting en premies Volksverzekering. Deze premies zijn verplicht voor iedereen: Algemene Ouderdomswet (AOW), Algemene nabestaandenwet (Anw) en de Wet langduringe zorg (Wlz). Deze premies dekken vanuit de overheid een inkomen vanaf de AOW-leeftijd, bij het overlijden van een partner of wanneer er bijzondere ziektekosten betaald worden. Je berekent het bruto uurloon door het totale brutoloon te delen door de uren per maand.

Aanvullend brutoloon

De totale loonkosten van je medewerker bevatten naast het uurloon voor de gewerkte uren ook nog eventuele toeslagen en bonussen die je met je medewerker hebt afgesproken. En die in de betreffende periode moeten worden uitbetaald. Hierbij kun je denken aan bedragen die niet elke periode hetzelfde zijn, zoals toeslagen voor overwerk, werken in ploegendienst, werken op onregelmatige tijden of winst- of eindejaarsuitkeringen. Vaak wordt over al deze bedragen een omrekenfactor berekend, maar deze kan per type toeslag wel eens verschillend zijn.

Netto vergoedingen

Daarnaast kan het nog zijn dat een medewerker recht heeft op netto vergoedingen. Denk hierbij aan een reiskostenvergoeding, een onkostenvergoeding voor het gebruik van eigen middelen of een jubileumuitkering. Deze kosten worden vaak één op één gefactureerd.

De totale loonkosten bestaan dus uit:

• Het loon

• Aanvullend brutoloon, zoals:

  • Overwerkvergoeding/-toeslag

  • Onregelmatigheidstoeslag

  • Feestdagentoeslag

  • Ploegendiensttoeslag

  • Eenmalige uitkeringen

  • Eindejaarsuitkering

  • Overige bruto toeslagen en vergoedingen

Meestal wordt de omrekenfactor alleen over het bruto uurloon en het aanvullend brutoloon gebruikt.

Naast brutoloon en vergoedingen, kan er sprake zijn van netto vergoedingen. Deze zijn meestal geen onderdeel van de omrekenfactor en worden apart gefactureerd:

• Reiskosten

• Andere netto vergoedingen (bv. telefoon, laptop, werkkleding)

Alle bovenstaande vergoedingen zijn onderdeel van je loonkosten en zijn dus onderdeel van je payroll kosten. Maar ze zijn dus níet allemaal onderdeel van de omrekenfactor. Door zoveel mogelijk apart te factureren of niet mee te verzekeren, zorgen payrollbedrijven dat de omrekenfactor zo laag mogelijk blijft.

Wat is de omrekenfactor? Welke kosten maken onderdeel uit van de omrekenfactor?

De omrekenfactor wordt dus meestal alleen gebruikt over de brutoloonkosten: het bruto uurloon + aanvullend brutoloon. De brutoloonkosten worden omgerekend naar een bruto uurloon en vermenigvuldigd met de omrekenfactor.

In de omrekenfactor zitten de volgende kosten:

1 Verplichte kosten

Een werknemer kost meer dan alleen het brutoloon. Deze werkgeverslasten worden meegenomen in de omrekenfactor. De naam zegt het al: werkgeverslasten zijn de lasten of kosten die een werkgever móet betalen. De werkgeverslasten zijn directe loonkosten die bovenop het brutoloon komen. Onder werkgeverslasten vallen Werknemersverzekeringen (verplicht voor iedereen in loondienst): Ziektewet, Werkloosheidswet (WW) en Wet Inkomen en Arbeid (WIA). Maar ook de bijdrage Zorgverzekeringswet. Andere werkgeverslasten zijn vakantiegeld en pensioen.

Verplichte kosten in de omrekenfactor zijn dus:

• Premies Werknemersverzekeringen

• Pensioen

• Vakantiegeld

• Vakantiedagen

 2 Aanvullende kosten

Aanvullende kosten zijn de indirecte kosten die afhankelijk zijn van de voorwaarden die jij als werkgever geeft bovenop de verplichte loonkosten. Hiervoor moet je ook een bedrag reserveren. Het gaat dan om een auto of fiets van de zaak, laptop of telefoon, maaltijdvergoeding, inkomenszekerheid bij arbeidsongeschiktheid, een dertiende maand, werkplekvergoeding, transitievergoeding en eventuele werkkleding. Ook onbelaste zaken als de werkkostenregeling, opleiding, training en studiekosten, kerstpakketten, bedrijfslunches, reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding horen bij de aanvullende kosten.

Aanvullende kosten in de omrekenfactor zijn dus:

• Doorbetaling bij ziekte

• Doorbetaling van feestdagen

• Doorbetaling van ADV-dagen

• Doorbetaling van bijzonder verlof (bij ondertrouw, een eigen huwelijk, huwelijk van een familielid (1e en 2e graads), overlijden, jubilea, verhuizing, sollicitatie, doktersbezoek en vanwege een toets of examen)

• Transitievergoeding

• Eindejaarsuitkering (wanneer deze standaard uitgekeerd wordt einde jaar)

• Een 13^e maand

Andere aanvullende kosten kun je ook meenemen maar worden meestal apart gefactureerd en niet meegenomen in de omrekenfactor:

• Bruto vergoedingen zoals auto, fiets, laptop of telefoon van de zaak of maaltijdvergoeding.

• Netto vergoedingen zoals WKR, opleidingsbudget, lunches, kerstpakket en reiskosten.

3 Servicekosten

De servicekosten zijn de administratiekosten. Het is de vergoeding die je de payroller betaalt voor het uitbesteden van jouw verplichtingen als werkgever.

Voorbeeld omrekenfactor

In dit voorbeeld is de omrekenfactor hoger dan gemiddeld, omdat pensioenopbouw is meegenomen. Ook doorbetaling bij ziekte gooit de factor flink omhoog. Dat is waarom de meeste payrollbedrijven deze kosten uit de omrekenfactor laten. Zonder pensioenopbouw of doorbetaling bij ziekte zou de omrekenfactor 1.46 zijn. In de praktijk komt het echter vrijwel nooit voor dat een omrekenfactor zo laag is, omdat de servicekosten van de meeste payrollbedrijven een stuk hoger liggen dan in dit voorbeeld.

Bij Maqqie zijn we open en eerlijk over onze prijzen. Zo gebruiken we een standaard vergoeding voor onze service op basis van een staffel. Hoe meer loonkosten je hebt, hoe lager het servicekostenpercentage is.

Verschil in tarief van payrollers: let op de verplichte en aanvullende kosten

Weet je de hoogte van de omrekenfactor, dan weet je de kostprijs voor payrolling. Want de payroll kostprijs is het bruto uurloon van de medewerker x de omrekenfactor.

Zijn niet alle kosten in de omrekenfactor meegenomen? Dan moet je vaak nog extra betalen. Die kosten betaal je bovenop de prijs die je al hebt afgesproken. Dat zijn onaangename verrassingen. Vraag daarom goed door naar wat al in de omrekenfactor zit.

Ben je offertes aan het vergelijken? Let dan zeker op de percentages voor de verplichte en aanvullende kosten en de servicekosten. Niet alleen bij de aanvullende kosten maar ook bij de verplichte kosten kun je namelijk keuzes maken. De verplichte kosten krijg je altijd gefactureerd als ze niet zijn meegenomen in de factor. En wil je je daarnaast wel of niet verzekeren in de afspraken met de payroller?

Een voorbeeld: wil je dat de payroller het loon doorbetaalt als een medewerker ziek wordt, of betaal je die kosten zelf? Daarover maak je afspraken. Dat geldt ook voor de andere aanvullende kosten. De hoogte van dit deel van de omrekenfactor hangt daarvan af. De offerte zonder deze kosten is misschien lager, maar omdat je daarvoor later alsnog een rekening krijgt, ben je misschien zelfs duurder uit. Daarom is het veel fijner om vooraf goed te weten waar je aan toe bent.

Wat staat in een payrollofferte?

Voor payrolling betaal je een vergoeding. Dat is logisch, want de payroller neemt veel werk en risico’s van jou over en daar betaal je voor. In de offerte staat wat je moet betalen voor payrolling en welke voorwaarden de payroller gebruikt. Je ziet vaak grote verschillen tussen de offertes van payrollers. Waar moet je op letten?

• De prijs van payrolling. Je berekent de prijs voor payrolling met de omrekenfactor: Bruto uurloon x de omrekenfactor = payroll kosten.

• De algemene voorwaarden. Niet alleen de prijs, maar ook de voorwaarden die de omrekenfactor bepalen zijn belangrijk. Je weet wel, de kleine lettertjes. Daarin zitten vaak nog extra kosten verborgen.

Payroll offerte vergelijken

Wanneer je payrollen overweegt, is het belangrijk om payroll offertes te vergelijken. En kiest voor een betrouwbaar payrollbedrijf waaraan jij met een gerust hart alle administratieve en juridische verplichtingen die jij als werkgever hebt, kunt uitbesteden. Payroll offertes vergelijken kan alleen als je appels met appels vergelijkt. Laat je dus niet verleiden door alleen het getal onderaan de streep in de offerte. Zo laat jij je niet verrassen door hoge facturen achteraf.

Bij het vergelijken van payroll offertes zijn de volgende punten van belang:

• Wat zit er in het bruto uurloon? Het brutoloon is het salaris dat de medewerker ontvangt inclusief loonheffing. Loonheffing bestaat uit de loonbelasting en premies Volksverzekeringen. Het bruto uurloon bereken je door het brutoloon te delen door het aantal uren per maand. De meeste payrollbedrijven berekenen de payrollkosten per medewerker door het bruto uurloon te vermenigvuldigen met de omrekenfactor.

• Zijn aanvullend brutoloon en netto vergoedingen meegenomen in de offerte? Meestal wordt de omrekenfactor alleen over bruto uurloon en aanvullend brutoloon gebruikt. Voorbeelden van aanvullend brutoloon zijn toeslagen voor overwerk, een bonus die jij met je medewerker hebt afgesproken of een recht op ADV wat direct via het uurloon uitbetaald wordt. Voorbeelden van netto vergoedingen zijn een vaste reiskostenvergoeding of een vergoeding voor het gebruik van eigen middelen zoals een autovergoeding of kledingvergoeding. Door zoveel mogelijk apart te factureren of niet mee te verzekeren, zorgen payrollbedrijven dat de omrekenfactor zo laag mogelijk blijft.

• Welke voorwaarden zijn meegenomen in de omrekenfactor? Zoals het wel of niet mee berekenen van kosten bij verzuim, de transitievergoeding, reserveringen voor feestdagen of specifieke cao afspraken. Meestal vergelijken werkgevers payrolling bedrijven op kosten. Het getal onder aan de streep wordt bepaald door de omrekenfactor.

  • Voorbeeld: als werkgever ben je verplicht bij ziekte je medewerkers door te betalen, ook bij payrolling. Veel payrollbedrijven nemen deze kosten niet mee in de omrekenfactor. Zo denk jij een goede deal te maken met een lage omrekenfactor. De factuur die jij achteraf krijgt wanneer je medewerker ziek is, kan echter behoorlijk oplopen.

  • Voorbeeld: standaard zijn er 20 ADV-dagen meegenomen in de Bouw cao. Dit zijn eigenlijk vaste kosten die je als werkgever moet betalen. Soms zit het in het bruto uurloon, zoals hierboven beschreven. Als het niet in het bruto uurloon zit, zijn payrollbedrijven die deze kosten uit de omrekenfactor houden om de omrekenfactor zo laag mogelijk te maken. En dan krijg jij pardoes nog een factuur achteraf van duizenden euro’s wanneer de medewerker die 20 ADV-dagen opneemt.

• Werkgeverslasten: worden winst- of eindejaarsuitkering, vakantiegeld, (variabele) reiskosten, en reserveringen voor feestdagen apart gefactureerd of meegenomen in de omrekenfactor? Bij Maqqie laten we bijvoorbeeld duidelijk in de offerte weten dat de winst- en eindejaarsuitkering en de reiskosten apart worden gefactureerd, aangezien deze vaak variabel zijn.

• Ziekte- en verzuimkosten: als die in het tarief zijn opgenomen, dan betaalt de payroller als een medewerker ziek is. Deze kosten horen bij de aanvullende kosten. Tip: let op of hiervoor een maximum is genoemd, of die kosten achteraf in rekening worden gebracht, of dat de payroller deze kosten volledig betaalt. Bij Maqqie geven we jou de keuze en sta je niet voor onverwachte kosten.

• Cao-afspraken: in de cao die voor jouw onderneming van toepassing is, staan vaak afspraken die bij de loonkosten horen. Voorbeelden zijn toeslagen voor de nachtdienst of ploegendienst, overwerktoeslag en ATV-dagen. Check of deze kosten uit de cao meegenomen zijn. Bij Maqqie zijn deze kosten altijd meegenomen.

• Transitievergoeding: deze wordt meestal uit het tarief gelaten maar vaak is dat onduidelijk aangegeven. Ook Maqqie laat de transitievergoeding uit het tarief, maar geeft dat wel duidelijk aan. Je hebt bij ons ook altijd de keuze om de transitievergoeding wel of niet mee te nemen in het payrolltarief.

• Welke service biedt de payroller? Hoe goed is de payroller bijvoorbeeld bereikbaar? En houdt de payroller je actief en op tijd op de hoogte van wijzigingen in wetten en regels? Heeft de payroller specialisten in huis die ervoor zorgen dat de juiste wet- en regelgeving en de juiste cao worden toegepast? Ook is het belangrijk om na te gaan hoe het persoonlijk contact is geregeld. Krijg je een eigen accountmanager? Maqqie houdt je bijvoorbeeld continu op de hoogte van wijzigingen in de wet en cao’s en schiet snel en persoonlijk te hulp wanneer je een vraag hebt.

De laatste tip: let op de kleine lettertjes

De laatste tip is misschien wel de belangrijkste tip. Let goed op de kleine lettertjes in de offerte: de algemene voorwaarden. Daarin zitten grote verschillen tussen de payrollers. Onderzoek altijd of daarin nog bijzondere verplichtingen voor jou staan.

• Past de payroller een eindejaarcorrectie toe? Als je iets over een eindejaarscorrectie ziet staan, vraag dan goed door wat de payroller daarmee bedoelt. Want door de eindejaarscorrectie kan het zomaar zijn dat je fors moet bijbetalen. Dit risico loop je echt bij sommige payrollbedrijven. En dan blijkt die offerte die eerst zo goedkoop leek, een kat in de zak te zijn.

• Mag het payrollbedrijf tussentijds wijzigingen maken in premies en kosten? Dan is het slim om te vragen om welke wijzigingen het gaat.

• Moet je een minimumaantal uur afnemen?

• Let ook op de opzegtermijn: bij de ene payroller is die veel langer dan bij de andere

• Rekent de payrollers opstartkosten?

• Staat er een boeteclausule in? Bijvoorbeeld voor het overnemen van personeel als je stopt met payroll

• Moet je betalen voor overname van het personeel wanneer je stopt met payroll?

Een ding is zeker: bij Maqqie kom je niet voor zulke verrassingen te staan. Onze offertes zijn helder en makkelijk te lezen. En natuurlijk kun je altijd bij ons terecht als je nog vragen hebt.

Heb je jouw payrollofferte al aangevraagd bij Maqqie? Neem contact met ons op voor een advies op maat of bekijk hier de prijzen en wat het jouw bedrijf oplevert.