Backoffice uitbesteden voor intermediairs

Als intermediair ligt je focus op het plaatsen van personeel. Je koppelt talenten en bemiddelt tussen werkgevers en medewerkers. Daar ligt jouw kracht en verdienmodel. Maar om deze voorkant van je bedrijf - je frontoffice - te laten functioneren moet je jouw aandacht óók richten op de werkzaamheden aan de achterkant van je bedrijf: de backoffice. Want zonder die backoffice heb jij geen inkomsten. Daarom houd je je ook bezig met werkzaamheden als het registreren van uren van het personeel, het uitbetalen van het loon, het versturen van facturen naar jouw opdrachtgevers en het opstellen van contracten. Als geen ander weet jij dat er veel tijd gaat zitten in deze backofficewerkzaamheden. Tijd die je waarschijnlijk liever zou besteden aan het bemiddelen en plaatsen van personeel.

Waarom zou je als uitzendbureau je backoffice nog zelf willen regelen?

Zowel kleine als grotere intermediairs kiezen ervoor om hun backoffice zelf te regelen. Misschien denken ze dat ze alleen zo de controle houden, of ze hebben toch al de extra mensen in huis om de backoffice te beheren. Deze aandacht voor de backoffice gaat al snel ten koste van commerciële activiteiten om je bedrijf verder te laten groeien. Daar komt nog bij dat het veel tijd kost om op de hoogte te blijven van wet- en regelgeving. Je moet aan zoveel wettelijke regels voldoen. Het is belangrijk dat je niets over het hoofd ziet. Ontbreekt die specialistische kennis, dan geeft dat extra stress. En dat is niet de enige uitdaging. Door stijgende rentes is het moeilijker om werkkapitaal voor jouw bedrijf te krijgen. En wat denk je van de kosten voor het updaten van softwaresystemen en certificeringen? Die lopen snel op, vergeleken met de kosten voor het aantal te verwerken uren.

Backoffice uitbesteden

Wist je dat je de backoffice van jouw uitzendbureau ook kunt uitbesteden? Dan laat je de werkzaamheden uitvoeren door een gespecialiseerd bedrijf. Jij hebt dan geen omkijken meer naar al die administratieve en financiële werkzaamheden. Bovendien werk je altijd volgens de laatste wet- en regelgeving en cao-voorwaarden. Ook je certificeringen zijn altijd op orde zonder dat je moet omkijken naar updates. Het allergrootste voordeel? Je houdt kostbare tijd over voor jouw werkzaamheden als intermediair.

Het uitbesteden van de backoffice is interessant voor alle intermediairs, dus:

• uitzendbureaus

• tussenpersonen

• bemiddelaars

 Ben je al meteen nieuwsgierig naar de mogelijkheden voor jou voor het uitbesteden van de backoffice? Neem dan direct contact op met Maqqie. Maar we begrijpen het ook als je hieronder eerst nog wat meer wil lezen over het uitbesteden van de backoffice van een intermediair.

Welke backofficetaken besteed je uit?

Je kunt al jouw administratieve en financiële werkzaamheden, dus de hele backoffice van je uitzendbureau, uitbesteden aan een gespecialiseerd bedrijf.

Wat zijn voorbeelden van backofficetaken die je kunt uitbesteden?

• urenregistratie van het personeel dat jij hebt geplaatst

• personeelsadministratie

• salarisadministratie

• opstellen contracten

• factureren aan opdrachtgevers

• debiteurenbeheer

• bijhouden wet- en regelgeving en cao-voorwaarden

• begeleiding bij ziekte en arbeidsongeschiktheid van medewerkers

• klantenservice

Als je deze werkzaamheden ziet, dan weet je waarschijnlijk al dat die jou veel tijd kosten. Schakel je een gespecialiseerd bedrijf in voor jouw backoffice, dan ben je daarvan af. Je houdt tijd over voor het plaatsen van personeel via jouw uitzendbureau.

Wat zijn de voordelen van het uitbesteden van de backoffice?

Het uitbesteden van de backoffice heeft voor een intermediair verschillende voordelen. We zetten ze voor je op een rij:

• je bespaart tijd en werk, daardoor heb je meer tijd om te ondernemen.

• snel, eenvoudig en stressvrij jouw personeels- en financiële administratie geregeld

• geen juridische zorgen. Met een betrouwbare backofficepartner heb je 100% zekerheid dat de juiste wetgeving en cao-voorwaarden worden toegepast

• geen financiële zorgen meer over zieke medewerkers, arbeidsconflicten, arbeidsongevallen en aansprakelijkheid

• laat jouw onderneming groeien. Bij veel backofficepartijen kun je gebruik maken van hun netwerk zodat je snel het juiste personeel kunt inzetten

• geen dure investeringen meer in softwarepakketten voor werving en selectie

• maak gebruik van de certificering van jouw backofficepartner, dan hoef je die zelf niet meer te regelen.

Je ziet het, het uitbesteden van de backoffice van jouw uitzendbureau heeft veel voordelen. Een bijzondere samenwerking. Samen met je backofficepartner ga je aan het werk voor jouw onderneming.

Waarop moet je letten bij het kiezen van een backofficepartner?

Je wil een goede backofficepartner kiezen. De belangrijkste eisen zijn natuurlijk dat jouw partner betrouwbaar is en de regels naleeft. Dit zijn tips waarop je moet letten als je de backoffice gaat uitbesteden. Heeft de backofficepartner:

• de juiste certificering? Een intermediair moet aan veel regels voldoen. Check daarom altijd of jouw backofficepartner volgens de juiste richtlijnen werkt en de juiste certificaten heeft. En het voordeel is dat jij daar ook weer gebruik van kunt maken.

• ervaring met bedrijven waarvoor jij werkt? Dat is belangrijk omdat je dan kunt bouwen en vertrouwen op die kennis. Je moet vaak aan zoveel regels voldoen, bijvoorbeeld de juiste cao toepassen, dan is het fijn als je zeker weet dat die kennis er is.

• een goed netwerk voor jou? Je kunt nog meer flexkrachten plaatsen als je direct toegang hebt tot dat netwerk. Je maakt dan gebruik van bankzitters in andere flexpools en zet ze aan het werk voor jouw opdrachtgevers.

• handige recruitmenttools waarmee je snel en eenvoudig personeel kunt plaatsen?

• mogelijkheden om ook talent uit het buitenland in te zetten? Dat kan als de backofficepartner een erkend referent is bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Daarmee wordt de pool met personeel dat jij kunt inzetten nog groter.

• een systeem dat jou snel inzicht geeft in uren, verlof, verzuim en planning?

• een softwaresysteem dat goed beveiligd is?

En natuurlijk let je ook op de prijs. Voor het uitbesteden van de backoffice van jouw uitzendbureau betaal je een vergoeding. Dat is logisch, want de backofficepartner neemt veel werk en risico’s van jou over. Daar betaal je voor. Om goed te kunnen berekenen of het uitbesteden van de backoffice duur is, moet je alle kosten die jij maakt bij elkaar optellen. Dat zijn natuurlijk de loonkosten. Maar denk ook aan andere kosten, zoals de kosten voor de verzekering om het loon tijdens ziekte te betalen, de kosten voor een verzekering voor arbeidsconflicten en voor juridische ondersteuning en kosten voor certificering en sofwarepakketten. Alleen als je al jouw kosten bij elkaar hebt opgeteld, kun je een goede afweging maken.

Pas op voor addertjes onder het gras in een offerte. Sommige backofficepartijen brengen namelijk nog andere kosten in rekening die niet meteen uit de offerte blijken. Laat je niet verrassen door extra kosten en vraag goed door.

Risicobeperking bij het uitbesteden van de backoffice

We hebben je tips gegeven waarmee je een goede keuze kunt maken voor een partij waaraan je jouw backoffice kunt uitbesteden. Omdat we begrijpen dat je misschien ook risico’s ziet in het uitbesteden van de backoffice, leggen we uit hoe je die risico’s kunt beperken.

Jouw personeelsbestand is een belangrijk onderdeel van jouw uitzendbureau. Die gegevens moeten goed zijn beschermd. Dat geldt ook voor de gegevens van jouw opdrachtgevers. Die zullen geen zaken meer met jou willen doen als opdrachten en contactgegevens op straat liggen. Een betrouwbare partner heeft deze zaakjes op orde. Een backofficepartij moet voldoen aan alle wettelijke regels rondom privacybescherming. We raden je aan om daarover vragen te stellen.

Ook als je de backoffice hebt uitbesteed, wil je natuurlijk altijd de laatste gegevens van jouw bedrijf kunnen inzien. Gegevens over jouw personeel en gegevens over jouw financiële administratie. Laat je daarom goed voorlichten over het systeem waarmee een backofficepartner werkt. Heb je inderdaad de beschikking over de laatste cijfers?

Het uitbesteden van de backoffice werkt op een softwaresysteem. Als het om softwaresystemen gaat, dan kan daar natuurlijk een keer een storing in optreden. Check daarom hoe de backofficepartner omgaat met een storing. Is er voldoende gedaan om een storing te voorkomen? Werken er genoeg mensen die het probleem snel kunnen oplossen? En is het bedrijf 24/7 bereikbaar als er een probleem is?

Tot slot: zorg dat je niet voor onverwachte financiële verrassingen komt te staan. Ga daarom na of de backofficepartner goed heeft geregeld dat het de werkgeverslasten betaalt en ook andere financiële afspraken nakomt.

De belangrijkste tip om risico’s te beperken bij het uitbesteden van jouw backoffice, is dat je alleen met een betrouwbare partner in zee gaat. Check daarom ook altijd of het bedrijf de juiste certificaten heeft.

Daarom zou een uitzendbureau de backoffice moeten uitbesteden

Wil jij ook al die voordelen van het uitbesteden van de backoffice voor jouw uitzendbureau? Dus, wil je:

• meer tijd overhouden voor jouw onderneming?

• minder stress omdat je zeker weet dat jouw personeelsadministratie en financiële administratie op orde zijn?

• jouw onderneming laten groeien door meer personeel te plaatsen dat je haalt uit een groot netwerk met een flexpool?

• eenvoudig inzicht in uren, verlof, verzuim en planning van jouw personeel?

• en gebruik maken van alle andere voordelen van het uitbesteden van de backoffice?

• Neem dan vandaag nog contact op met Maqqie om de mogelijkheden voor jou te bespreken.