Zo doe je de administratie van jouw webshop

Heb je een eigen webshop of heb je daar plannen voor? Dan is het heel belangrijk dat je de administratie van je webshop goed op orde hebt. Dat is nodig voor jouw klanten, want die verwachten hun bestelling op tijd. Maar ook voor de Belastingdienst, want je moet belasting betalen. En heb je voor je webshop personeel in dienst? Dan moet je ook een personeels- en salarisadministratie bijhouden.

Je hebt met een eigen webshop dus te maken met verschillende soorten administratie. En dat is best een uitdaging. Waar moet je allemaal op letten?

Spoileralert: praktische tools kunnen jou het administratieve werk uit handen nemen.

Houd alles vanaf het begin nauwkeurig bij

Een van de belangrijkste tips voor jou als webshopeigenaar is om van begin af aan de administratie van je webshop nauwkeurig bij te houden. Dus:

• Welke bestellingen zijn gedaan?

• Hoe staat het met de voorraad?

• Welke kosten heb je gemaakt?

• Welke facturen heb je gestuurd?

• Zijn de facturen al betaald?

• Retourneren klanten hun bestelling?

• Heb je voor de retourbestellingen een creditfactuur gestuurd?

 Het is de boekhouding van jouw e-commerce onderneming. Met deze gegevens weet je wat jouw omzet is, wat je aan de Belastingdienst moet betalen en wat uiteindelijk jouw inkomsten zijn.

Je kunt al deze gegevens natuurlijk zelf bijhouden in Excel en op papier. Maar als je webshop groter wordt, ben je veel tijd kwijt aan je boekhouding. De kans is groot dat je het overzicht kwijtraakt. Gelukkig kun je ook kiezen voor een e-commerce boekhouder. Er zijn verschillende handige online programma’s en apps om je e-commerce boekhouding bij te houden.

Als je een webshop hebt, dan moet je je ook houden aan de Wet koop op afstand. Die wet beschermt consumenten bij een aankoop op het internet. In de wet staan regels voor het bestellen en retourneren van producten. Houd daarmee ook rekening bij het opzetten van je e-commerce boekhouding.

Hoe zorg je ervoor dat je personeelsadministratie op orde is?

Met een overzichtelijke online personeelsadministratie zorg je ervoor dat de administratie van je personeel op orde is. Want heb je personeel in dienst? Dan moet je niet alleen je e-commerce boekhouding op orde hebben, maar ook je personeelsadministratie.

Laat je goed voorlichten over het aannemen van personeel voor je webshop. Kies bewust voor de werkzaamheden die je misschien beter door anderen kunt laten doen. Denk ook na over het soort contract dat je een medewerker geeft.

Heb je personeel aangenomen, dan horen daar administratieve verplichtingen bij: de salaris- en personeelsadministratie. Je moet bijvoorbeeld de volgende gegevens bijhouden:

• het soort arbeidscontract

• het rooster

• het aantal gewerkte uren

• vakantiedagen

• ziekte

• het salaris

Net als voor je e-commerce boekhouding geldt dat wat extra hulp hierbij wel handig is. Je kunt het jezelf extra makkelijk maken met een overzichtelijke online personeelsadministratie. Dan weet je zeker dat je personeelsadministratie op orde is.

Salarissen uitbetalen, hoe doe je dat?

Bij het uitbetalen van salarissen moet je rekening houden met wetten en regels. Jouw salarisadministratie moet bijvoorbeeld aan bepaalde regels voldoen. En misschien moet je wel rekening houden met een cao.

Wil je geen risico lopen dat je salarissen niet op tijd uitbetaalt of dat je te weinig premies afdraagt aan de Belastingdienst? Denk dan eens na over het uitbesteden van je salarisadministratie.

Zorg voor tijdige en nauwkeurige aangifte bij de Belastingdienst

Als webshophouder heb je te maken met klanten, personeel én de Belastingdienst. Want je moet omzet- en inkomstenbelasting betalen. En heb je personeel in dienst, dan moet je ook daarvoor ook premies afdragen.

 Voor jouw webshop heb je te maken met de volgende belastingen:

• omzetbelasting

• inkomstenbelasting

• vennootschapsbelasting (alleen als een BV hebt)

Wat is omzetbelasting?

Omzetbelasting wordt ook wel btw genoemd. Als webshophouder ben je verplicht om btw te rekenen op jouw producten. De btw die jouw klanten betalen, moet jij afdragen aan de Belastingdienst. En voor alles wat jij koopt, betaal je ook btw. De Belastingdienst verrekent de btw jij hebt betaald en die je hebt ontvangen.

 Je moet de btw bij de Belastingdienst nauwkeurig opgeven.

Wat is inkomstenbelasting?

De inkomsten die je uit je webshop ontvangt, moet je opgeven bij de Belastingdienst. Daarover betaal je belasting. Ook hiervoor geldt uiteraard dat je deze gegevens nauwkeurig en tijdig moet doorgeven aan de Belastingdienst.

Wat is vennootschapsbelasting?

Heb je als ondernemingsvorm voor jouw webshop gekozen voor een BV, een besloten vennootschap, dan moet je vennootschapsbelasting betalen. 

Hulp nodig bij je belastingaangifte?

Het is prettig als je zeker weet dat je belastingaangifte juist en op tijd is. Dan kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan.

 Je kunt natuurlijk alle gegevens zelf bijhouden en zelf aangifte doen, maar je kunt ook kiezen voor de hulp van een boekhouder. En er zijn ook genoeg online tools die jou kunnen helpen bij jouw e-commerce boekhouding.

Buitenlandse betalingen? Let dan goed op

Bij bestellingen van buitenlandse klanten moet je goed opletten. In andere landen gelden namelijk andere regels voor belastingregels. Ook gelden er andere btw-tarieven.

 Binnen Europa is het afhandelen van de btw geregeld via een één loketsysteem: de One Stop Shop. Dat is prettig, want dan hoef je geen belastingaangifte te doen in alle landen waarmee je zaken doet. Alles loopt namelijk via de One Stop Shop.

 Doe je ook zaken buiten Europa? Dan heb je mogelijk ook een buitenlands btw-nummer nodig.

Kies een tool voor je administratie of besteed het uit

Bij de administratie van je webshop komt best wat kijken. Zeker als je webshop groeit, kun je daar behoorlijk wat tijd mee kwijt zijn. Dat geldt ook als je personeel in dienst neemt.

 Wil jij je tijd liever besteden aan de groei van jouw webshop? Heb je niet de juiste kennis in huis om je administratie goed bij te houden? Gelukkig zijn daar goede oplossingen voor. Je kunt voor je e-commerce boekhouding de hulp inschakelen van een boekhouder. Daarvoor zijn ook veel online boekhoudprogramma’s beschikbaar.

 Ook je personeels- en salarisadministratie kun je uitbesteden. Maqqie biedt daar verschillende praktische tools voor aan. Wat dat betreft geldt ook voor ons de slogan van de Belastingdienst. Leuker kunnen we het niet maken, wel Maqqie.