Hoe werkt verloning? Wat komt er bij kijken?

Door: Bram van Lent
Hoe werkt verloning?
18 maart 2021
5 minuten lezen

Het proces van uitbetalen van salarissen, inclusief bijbehorende afdrachten en reserveringen, noemen we verloning. Maar wat komt daar eigenlijk allemaal bij kijken? En op welke manieren kan je jouw verloning (goed) regelen? We bespreken het in deze blog.

Wat is verloning?

Verloning is, simpel gezegd, het proces waarbij je salaris uitbetaalt aan personeel in ruil voor hun inzet binnen je bedrijf. Verloning doelt op het praktische deel van het uitbetalen, maar houdt ook in dat je de juiste beloning bepaalt voor iedere werknemer.

De eisen daarvoor zijn behoorlijk afhankelijk van het individu. Een aantal factoren die kunnen meespelen zijn:

  • Arbeidsverleden
  • Woonlocatie
  • Werkervaring in de functie

Ook gelden er in bijna iedere cao weer net andere regels voor de beloning van werknemers.

Het proces van verloning is dus méér dan het overmaken van salaris naar jouw werknemers. Er zijn veel andere zaken waar je aan moet denken: pensioenpremies, verzekeringen, reserveringen, enzovoort.

Niet gek dus dat het verlonen van personeel echt een ‘vak apart’ is. Door regelmatig veranderende wetten en cao’s is het best lastig om te weten of je jouw werknemers goed beloont. Dus hoe zorg je dat het goed geregeld is? :-)

Hoe kan je jouw verloning goed regelen?

Jouw verloning goed regelen? Overweeg dan de twee meest gebruikte manieren:

Zelf regelen

Je gaat op zoek naar een salarisadministrateur die binnen jouw bedrijf de zaken regelt. Zo’n medewerker is best handig, want je heb alle nodige kennis over de verloning altijd in huis. Jouw salarisadministrateur kan dan ook dienst doen als aanspreekpunt voor werknemers, bijvoorbeeld bij vragen over de loonstrook.

Nadeel van je eigen salarisadministratie: het zorgt voor extra kosten voor je onderneming. Daarom is een eigen werknemer voor deze taak meestal niet zo rendabel voor kleinere ondernemingen.

Uitbesteden

Je gaat op zoek naar een externe partij die jouw verloning kan regelen. Dat kan bijvoorbeeld met een payroll-partij die jouw gehele salarisadministratie uit handen neemt, inclusief de bijbehorende bedrijfsrisico’s.

‘Payroll’ is simpelweg de Engelse vertaling van ‘loonlijst’. Een payroll-partij neemt dus letterlijk jouw loonlijst over, en zorgt ervoor dat de verloning die daar bij hoort is geregeld. Als ondernemer betaal je daarvoor een fee, waarvoor de payroll-partij het administratiewerk doet.

Wat past bij jouw bedrijf? 

Bepalen wat voor jouw onderneming de slimste keuze is? De grootte van je personeelsbestand is vaak een goed startpunt. Als je weinig mensen in dienst hebt, dan is het vaak efficiënter om jouw verloning uit te besteden bij een payroll-partij.

Dat heeft eigenlijk vooral te maken met schaalvoordelen: de payroll-partij heeft alle nodige systemen en kennis al in huis, en hoeft dus in verhouding minder kosten door te berekenen aan jou als klant. Toch betekent dat niet dat payroll voor grote bedrijven niet rendabel is – integendeel.

Zoals we al eerder noemden: verloning is een vak apart. Er gaat veel tijd en kennis zitten in het bijhouden van jouw verloningsproces, en je moet er speciaal mensen voor aannemen. Door het uit te besteden bij een specialistisch bedrijf, weet je áltijd zeker dat het goed geregeld is – ook bij veranderingen in wet of cao.

salarisadministratie-versus-payroll

Voor- en nadelen eigen salarisadministratie versus payroll

Groei: dat klinkt voor iedere ondernemer als muziek in de oren. Met stijgende lijn groeit ook je organisatie meestal mee en daarbij horen ook groeiende verantwoordelijkheden en uitdagingen. Ook op het personele vlak. Zo zal je meer tijd kwijt zijn aan bijvoorbeeld loon- en salarisadministratie, beheren van ziekteverzuim en boekhouding. Zaken die je prima zelf kan fixen, maar die veel tijd en energie kosten.   In deze blog vergelijken we een eigen salarisadministratie versus payroll. 

Hoe werkt verloning via een payroll-partij?

Dan nog even praktisch. Want hoe werkt het dan, verloning via zo’n payroll-partij?

Stel: je hebt besloten dat je jouw verloningsproces wil uitbesteden, en hebt daarvoor een payroll-partij gevonden. Wat gebeurt er dan? We nemen in deze situatie aan deze partij jouw medewerkers op hun loonlijst plaatst.

  1. Je tekent een contract met de payroll-partij voor jullie overeenkomst. Hierin maken jullie onder andere afspraken over de exclusiviteit van jouw medewerkers. Met dit contract garandeer je ook dat je jouw goede personeelsbestand voor je eigen bedrijf kan behouden – wel zo prettig.

  2. Je levert alle relevante gegevens over jouw personeelsbestand aan bij de payroll-partij. Denk daarbij aan ID-bewijzen, huidige contracten, info over het arbeidsverleden van de werknemers, et cetera. De payroll-partij zal precies aangeven wat je allemaal aan moet leveren.

  3. De payroll-partij gaat zorgen dat jouw medewerkers een nieuw arbeidscontract krijgen. Dat contract is de overeenkomst tussen medewerker en payroll-partij, want die is vanaf dan de juridisch werkgever. Dat betekent dus dat medewerkers hun salaris vanaf nu niet meer van jouw bedrijf overgemaakt krijgen, maar direct van het payroll-bedrijf.

  4. Jij hoeft vanaf nu zelf namelijk nog maar één betaling per periode te voldoen: de factuur van de payroll-partij. Dat bedrag is de totaalsom van álle loonkosten van de werknemers, met daarbij opgeteld de vergoeding voor de payroll-partij. Die zorgt dat met het totaalbedrag alle kosten worden gedekt, zoals bijvoorbeeld pensioenpremies en verzekeringen.

  5. En op de werkvloer? Nou, daar verandert in principe niks ;-) In je contract met de payroll-partij wordt afgesproken dat jij zelf verantwoordelijk blijft voor de aansturing op de werkvloer. Hoewel de mensen op papier dus niet meer in dienst zijn bij jouw bedrijf, ben jij nog altijd verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding. Dat staat bekend als het “feitelijk werkgeverschap”.

Nog meer weten over verloning?

Ben je er nog niet uit wat bij jouw onderneming past? Niet gek hoor, want bij het inrichten van jouw verloningsproces komt best wel wat kijken. Het belangrijkste: zorg dat je een kundige partij kan benaderen om mee te denken. Zelf verlonen? Weet dan goed wat er allemaal bij komt kijken. Uitbesteden? Zoek dan een prettige payroll-partner die met je mee kan denken.

Wist je trouwens dat Maqqie volledige ontzorging voor verloning van jouw personeel aanbiedt? Bij ons regel je je verloningszaken makkelijk en overzichtelijk in de Maqqie-app.

We vinden het leuk om met jouw vraagstuk mee te denken. En als we je kunnen helpen bij het verloningsproces, dan doen we dat tegen het scherpste tarief van Nederland. Hoppa!

Interesse, of vrijblijvend meer informatie ontvangen over payroll?

Door: Bram van Lent
18 maart 2021
5 minuten lezen

Meer blogs en nieuws van Maqqie?

Blijf op de hoogte van wat er allemaal speelt binnen Maqqie

Terug naar overzicht

Bekijk ook:

Arbeidsmarkt 'a la Maqqie': Premie voor flexwerk

Upgrade je personeel naar de beste versie van zichzelf

Iedere ondernemer wil natuurlijk dat zijn of haar personeel met plezier naar het werk komt en daar optimaal presteert. Persoonlijke ontwikkeling draagt aan beide doelen bij. Daarom stimuleren wij graag dat iedere werknemer zich persoonlijk ontwikkelt. Benieuwd naar de voordelen van online trainingen? En welke rol jij als ondernemer hebt bij het opleiden van je personeel? Check ’t hier.

Lees verder