Personeelsplanning maken

Personeelsplanning: het is bijna een haat-liefde verhouding. Op het moment dat de maand weer gevuld is, ben je er best wel trots op. Maar op het moment dat er een nieuwe maand gepland moet worden – zie je daar waarschijnlijk weer enorm tegen op. Maandag heb je meer personeel nodig dan dinsdag. En de maand erna weer meer dan de maand ervoor. En hier moet jij als planner natuurlijk zoveel mogelijk rekening mee zien te houden. Dat voelt soms wel eens aan als een puzzel van meer dan duizend stukjes. Check hier onze tips!

Tip 1 - Creëer overzicht

We horen je al denken: “wat een ellende… hoe plan ik komende maand mijn werknemers nu weer in?”  Dus laten we maar bij het begin beginnen. Het creëren van overzicht is een goede start. Zo zou je een lijstje kunnen maken met alle werknemers met daarbij hun contracturen. Dit overzicht geeft jou meer ideeën over hoe je je werknemers het beste kan indelen.

Tip 2 - Die ene collega die eigenlijk nooit kan werken

9 van de 10 keer hebben je werknemers echt een goede reden als zij om een roosterwijziging vragen. En dan maakt het zeker niet uit als je een keer het rooster van iemand aanpast. Maar je wilt wel voorkomen dat het rooster van je andere werknemers te vaak wordt verstoord. Dus hou vooral deze werknemers in de gaten: 

• Telkens weer opnieuw vragen of ze dit weekend niet willen werken.

• Constant vragen of ze eerder kunnen stoppen

• Niet komen opdagen op een dag - die ze geruild hebben - terwijl er geen vervanger is

• Altijd dezelfde reden of excuus gebruiken, waardoor ze niet kunnen werken

Door dit duidelijk in beeld te hebben, kun je een gesprek aangaan met de werknemer. Je kunt op deze manier ontdekken hoe die persoon de problemen rondom het rooster ervaart, of dat het vooral uit eigen belang is.

Oh, en nog iets: verstuur het rooster ruim op tijd. Je werknemers worden er niet heel vrolijk van wanneer jij het rooster op het allerlaatste moment verstuurt. Als jij op tijd bent, geef je je werknemers ook de tijd om eventuele andere afspraken te verplaatsen. Win-win dus.

Tip 3 - Wensen van werknemers

Ik wil graag op maandag werken, ik wil alleen de weekenden, ik wil graag dinsdag en woensdag. Ja, we weten het: zoveel mensen, zoveel wensen. Maar een belangrijke succesfactor - voor een goede personeelsplanning - is het inroosteren van de juiste mensen op de juiste plek op de juiste tijd. Heb jij veel flexwerkers in dienst? Of juist werknemers met kinderen? Of studenten met drie baantjes? Laat vooral je werknemers input geven.

Welke dagen werken ze graag en wanneer ook vooral niet. Voor jou als planner zaak om hier zoveel mogelijk rekening mee te houden. Check bijvoorbeeld welke dag je werknemer weer de schoolbanken op zoekt. Of wanneer de scholen uit zijn of vakantie hebben. Als jij de wensen van je medewerkers goed in kaart hebt, voorkom je roosterwijzigingen. En dus tijd en frustratie.

Tip 4 - Ken je bedrijf

Extra druk tijdens kerst of juist in de zomer? Drukte aan het begin van de dag of tegen de avond? Het is belangrijk dat je als planner weet wat de belangrijke seizoenen, de piekuren en de lunchuren zijn.

Zoek voor jezelf uit welke uren, dagen en maanden of bijzondere omstandigheden druk zijn. Begrijp de seizoenen, de piekuren en de lunchuren. Maak gebruik van een personeelsplanningsysteem dat deze punten goed inzichtelijk maakt.

Tip 5 - Communiceer

Communicatie: we hoeven je niet te uit te leggen hoe belangrijk dit is, toch? ;-) Als je werknemers op de hoogte zijn van waarom en hoe de planning tot stand is gekomen – tonen ze misschien meer begrip. Zo kan je ze bijvoorbeeld vertellen waarom je komende twee maanden meer personeel nodig hebt. Of waarom je in de avonduren zes extra mensen nodig hebt.

Hou niet alle kennis voor jezelf. Leg je werknemers uit hoe je planning werkt, hoe ze een ruildienst kunnen aanvragen. Maar leg ze ook uit waarom jij een ruildienst hebt afgewezen. Je werknemers zullen zich meer betrokken voelen bij de planning. En ze komen steeds vaker met een glimlach naar hun werk aangezien jij rekening houdt met hun wensen.

Tip 6 - Maqqie-planningstool  

Oh ja, wanneer moest ik ook alweer werken? Dit is waarschijnlijk een veel gehoorde vraag. Het is daarom handig dat jouw werknemers op ieder moment van de dag hun rooster kunnen checken. En laten wij nou net een handige planningstool hebben! Met deze tool kan jij je personeel op de meest snelle en makkelijke manier inplannen. 

Probeer 'm uit en laat ons weten wat je ervan vindt. Wil je liever wat meer informatie ontvangen? Neem contact op en we helpen je op weg.