Alles wat je moet weten over salarisschalen en periodieken

Je medewerkers hebben recht op salaris. Daarover heb je afspraken gemaakt toen ze bij jou kwamen werken. Natuurlijk doen niet alle medewerkers hetzelfde soort werk, daarom maak je onderscheid in het salaris dat je betaalt. Je hebt ze ingedeeld in de schaal die bij de functie hoorde. Maar wat is dat eigenlijk, een salarisschaal? En wanneer geef je een medewerker salarisverhoging?

Wat is een salarisschaal?

Een salarisschaal is een rij met bedragen van laag naar hoog die bij een of meer functies horen. Helemaal onderaan staat het bedrag dat een medewerker minimaal moet verdienen voor die functie. Bovenaan staat het maximumbedrag voor die functie.

Je kunt een salarisschaal zien als een trap met verschillende treden. Een trede noem je een periodiek. Een periodiek is dus een onderdeel van een salarisschaal.

Let op:

• alle bedragen die in een salarisschaal zijn genoemd, zijn brutobedragen.

• de bedragen in een salarisschaal gelden voor iemand die fulltime werkt.

In de meeste cao’s staan salarisschalen. Je ziet dan een beschrijving van de functie, met daarbij het salaris voor die functie. Alle salarisschalen van één cao samen worden een loongebouw genoemd.

Hoe worden de salarisschalen vastgesteld? Daarvoor wordt eerst naar de verschillende soorten functies gekeken. Al die functies worden beoordeeld op bijvoorbeeld de moeilijkheid van de functie en de kennis en de kwaliteiten die je moet hebben om de functie uit te kunnen voeren. Dat wordt dan weer vergeleken met andere functies. Zo ontstaat een tabel waarin alle functies in een sector staan, met daarbij de salarisschalen. De tabel met de salarisschalen voor alle functies heet een loontabel. In de meeste cao’s is een loontabel opgenomen. Je vindt een loontabel vaak in de bijlage van de cao.

Wat moet een medewerker verdienen?

Een medewerker moet in ieder geval het wettelijk minimumloon verdienen. In de salarisschalen die in cao’s zijn opgenomen, is rekening gehouden met het wettelijk minimumloon.

(Jonge) medewerkers inschalen

Als een medewerker bij jou komt werken, dan spreek je af welk salaris die medewerker krijgt. Daarvoor kijk je eerst naar het soort functie van die medewerker. In de loontabel zie je dan welke salarisschaal daarbij hoort. Daarna bepaal je de hoogte van het salaris van de medewerker in die salarisschaal. Op welke trede van die salarisschaal plaats je de medewerker? Dat heet inschalen.

Heeft een medewerker nog weinig ervaring, dan schaal je die medewerker in op een lage trede. Heeft de medewerker al meer ervaring, dan kun je ervoor kiezen om die medewerker op een hogere trede in te schalen. Jonge medewerkers deel je meestal op een lagere trede van de salarisschaal in. Zij hebben vaak nog weinig ervaring.

Het onderhandelen met een medewerker over de hoogte van het salaris gaat over de trede van de salarisschaal. In de cao is al geregeld welke salarisschaal bij de functie hoort, dus je kunt alleen nog onderhandelen over de plek in die schaal.

Prestaties belonen

Natuurlijk wil je goed presterende medewerkers belonen. Dat kun je doen door die medewerker een extra periodiek te geven.

Wat is een periodiek?

Een periodiek is een trede in een salarisschaal. In de cao staan vaak regels over wanneer een medewerker naar een hogere trede gaat. Dan krijgt die medewerker er een periodiek bij, een salarisverhoging dus. Dat kan een jaarlijkse salarisverhoging zijn. Een voorwaarde voor deze periodieke verhoging is vaak dat de medewerker goed functioneert.

Algemene salarisverhoging

Als een medewerker op de bovenste trede van de salarisschaal staat, dus de hoogste periodiek ontvangt, dan kun je die medewerker geen periodiek meer geven. Hij zit dan al aan het maximum van de salarisschaal en kan niet meer groeien in het salaris. Wel kan die medewerker nog een algemene salarisverhoging krijgen. Dat is een salarisverhoging die voor iedereen geldt en waarover in de cao afspraken zijn gemaakt. Voor zo’n algemene salarisverhoging maakt het niet uit of iemand goed functioneert.

Wanneer gaat een medewerker een salarisschaal omhoog?

Krijgt een medewerker een andere functie, dan hoort daar een andere salarisschaal bij. Je bekijkt dan opnieuw op welke trede van die salarisschaal je de medewerker plaatst. Dit speelt bij een promotie van een medewerker.

Een salarisschaal omhooggaan is dus iets anders dan een periodiek omhooggaan. Een salarisschaal omhoog hoort bij een andere functie. Een periodiek omhoog hoort bij goed functioneren in een bepaalde functie.

Persoonlijke toeslag

Een loongebouw met salarisschalen geeft veel duidelijkheid. Je weet precies hoeveel salaris je een medewerker moet geven voor een bepaalde functie. Het nadeel van vaste salarisschalen is dat ze geen ruimte geven om een hoger salaris te geven.

Soms wil je dat wel omdat je graag wilt dat een medewerker bij jou komt werken. Maar wat doe je als die medewerker meer salaris vraagt dan het maximum van de salarisschaal die bij de functie hoort? Je kunt er dan voor kiezen om die medewerker een persoonlijke toeslag te geven. Je geeft die medewerker dan extra salaris. Dat is een afspraak buiten de salarisschalen om.

Het maken van een uitzondering op de salarisschalen kan wel tot gevolg hebben dat ook andere medewerkers om meer salaris vragen. Zij willen voor hetzelfde werk hetzelfde salaris krijgen. Maak daarom niet te snel gebruik van de mogelijkheid om een medewerker een persoonlijke toeslag te geven.

Salarisadministratie uitbesteden

De afspraken in een cao over de salarissen van je medewerkers zijn natuurlijk heel handig. Zo weet je hoeveel salaris je een medewerker moet geven. Maar je moet het nog wel allemaal regelen. Je moet ervoor zorgen dat je medewerkers op tijd hun salaris krijgen. Je moet ervoor zorgen dat het verhogen van hun salaris met een periodiek goed in de salarisadministratie wordt verwerkt. En je moet erop letten of er misschien een algemene salarisverhoging is afgesproken die jij dan natuurlijk ook moet betalen. Er komt dus nog best wat kijken bij een goede salarisadministratie. Dat is dan weer minder. Maar, ook daarvoor zijn oplossingen. Want heb je al eens gedacht aan payroll?

Wat is payroll?

Bij payrolling besteed je de salarisadministratie uit aan een payrollbedrijf. Dat betekent voor jou dat je daar geen omkijken meer naar hebt. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over de salarisadministratie. Alles wordt voor je geregeld door de payroller. Ook het contact met de Belastingdienst. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden van payroll?

Voordelen van payroll

Een van de voordelen van payroll is dat je zeker weet dat je medewerkers hun salaris op tijd krijgen. Elke maand opnieuw maakt het payrollbedrijf dat over op hun bankrekeningen. Ook kun je erop vertrouwen dat je medewerkers het juiste salaris krijgen. Een goed payrollbedrijf kent namelijk de cao die voor jouw bedrijf geldt en past alle regels toe. Geen administratieve rompslomp meer dus voor jou rondom de salarissen. En je medewerkers merken daar helemaal niets van. Nou ja, behalve dan dat alles op rolletjes loopt en ze steeds op tijd het juiste salaris ontvangen.