Starten met personeel: zo bereken je de loonkosten

Starten met personeel: zo bereken je de loonkosten 

Als werkgever krijg je te maken met loonkosten. Logisch, want je moet je medewerkers betalen. De totale loonsom is een belangrijk deel van de kosten van jouw bedrijf. Natuurlijk wil je weten hoe je die berekent. Dan weet je ook waarop jij moet rekenen als je start met personeel.  

Bij het berekenen van loonkosten komt stiekem best wat kijken. Hoe zit het bijvoorbeeld met primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden? Of wat dacht je van een dertiende maand, indirecte loonkosten en andere werkgeverslasten? 

Wat zijn loonkosten? 

Loonkosten zijn de kosten voor jouw personeel. En dat is meer dan alleen het loon dat je iedere maand aan je medewerkers moet betalen. Naast dat loon heb je bijvoorbeeld ook te maken met werkgeverslasten.  

Je hebt dus directe loonkosten en indirecte loonkosten. Onder de loonkosten vallen de verplichte loonkosten, de aanvullende loonkosten, verplichte premies en bijdragen, verzekeringen en onvoorziene kosten.   

Wat zijn verplichte loonkosten? 

Verplichte loonkosten worden ook wel directe loonkosten genoemd. Dat is het maandsalaris dat je met de medewerker hebt afgesproken, plus de vakantietoeslag. 

In Nederland geldt een wettelijk minimumloon. Je mag een medewerker dus niet minder betalen dan dat minimumloon. In Wat is het minimumloon lees je daar meer over.  

Je moet je medewerker ook altijd een vakantietoeslag betalen. Een andere naam voor vakantietoeslag is vakantiegeld of vakantiebijslag. De hoogte van de vakantietoeslag is 8% van het brutosalaris van de medewerker.  

Het salaris van je medewerker bepaal je door de loonafspraken die in een cao zijn gemaakt.  

Daarin kunnen bijvoorbeeld afspraken staan over een vaste bonus of een dertiende maand. Een dertiende maand wordt ook wel een eindejaarsuitkering genoemd. Wanneer er volgens de cao sprake is van een dertiende maand, ben je verplicht je medewerkers aan het eind van het jaar een extra maandsalaris te betalen. Ook zonder een cao kun je natuurlijk met je medewerkers afspreken dat ze een dertiende maand krijgen.  

Wat zijn aanvullende loonkosten? 

Aanvullende loonkosten zijn de kosten die niet onder de verplichte loonkosten vallen. De aanvullende loonkosten worden ook wel de indirecte loonkosten genoemd. Voorbeelden van aanvullende loonkosten zijn reiskosten, pensioenkosten, een leaseauto, onkostenvergoedingen en andere secundaire arbeidsvoorwaarden.  

Wat zijn verplichte premies en bijdragen? 

Verplichte premies en bijdragen zijn de verplichte bijdragen die je als werkgever aan de Belastingdienst moet betalen. Het is de loonheffing. Daaronder vallen:  

• de loonbelasting  

• de premies voor werkgeversverzekeringen 

• de premies voor volksverzekeringen  

• de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (de bijdrage zvw). 

Welke kosten zijn nog meer belangrijk voor het berekenen van de loonkosten? 

Als je je loonkosten wilt weten, is het goed om ook nog rekening te houden met andere kosten. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor verzekeringen voor onvoorziene kosten. Een voorbeeld daarvan is een verzekering voor de arbeidsongeschiktheidskosten van je medewerkers. Het is slim om je daarvoor te verzekeren, zeker bij langdurige ziekte van een medewerker.  

Salarisschalen en periodieken 

Met dit overzicht van alle loonkosten en werkgeverslasten denk je misschien dat je er al bent en dat je weet wat jouw loonkosten zijn. Dat is maar voor een deel waar. Want je moet niet vergeten dat jouw loonkosten ieder jaar veranderen. Jouw medewerkers krijgen per jaar meer loon. Daarmee moet je dus ook rekening houden.   

In cao’s zijn vaak salarisschalen en periodieken opgenomen. In die salarisschalen groeien jouw medewerkers door in hun salaris. Ze kunnen er dan per jaar een periodiek bij krijgen. Hoe dat precies werkt, lees je in Alles wat je moet weten over salarisschalen en periodieken.  

Denk ook aan deze personeelskosten 

En dan heb je natuurlijk ook nog kosten die je maakt om voor een veilige en gezonde werkplek voor je medewerkers te zorgen. Je moet goede bureaus aanschaffen en misschien ook wel werkkleding. In de Arbowet staat wat jij daarvoor moet doen.   

Maar het gaat vaak niet alleen om een veilige en gezonde werkplek. Veel werkgevers willen ook voor een prettige werkplek zorgen. Een werkplek die zorgt voor extra werkplezier en waarmee jij jezelf een aantrekkelijke werkgever maakt. Denk aan een verzorgde lunch, een ontspanningsruimte met flipperkast en pingpongtafel, en mooi meubilair waarmee je een bepaalde sfeer wilt creëren.  

Het zijn kosten die je maakt omdat je medewerkers hebt. Dus daarom is het ook goed om deze kosten bij elkaar op te tellen en mee te nemen in je totale loonsom.  

En om goed personeel te vinden, maak je vaak kosten voor de werving en selectie. Om al je loonkosten volledig in beeld te hebben, moet je deze kosten ook meenemen.  

Hoe bereken je loonkosten? 

Je berekent je loonkosten door alle kosten voor je medewerkers bij elkaar op te tellen. De totale loonkosten bestaan dan uit: 

• Het loon (de verplichte loonkosten) 

• Aanvullend brutoloon, zoals: 

- Overwerkvergoeding/-toeslag 

- Onregelmatigheidstoeslag 

- Feestdagentoeslag 

- Ploegendiensttoeslag 

- Eenmalige uitkeringen 

- Dertiende maand /eindejaarsuitkering 

- Overige brutotoeslagen en vergoedingen 

• Werkgeverslasten, zoals de bijdrage zvw en de aof-premie 

De belangrijkste wijzigingen voor loonkosten in 2025 

Ieder jaar veranderen er regels en wetten over de loonkosten en werkgeverslasten. In 2025 stijgt bijvoorbeeld het minimumloon met 2.75%.  

Hier vind je een handig overzicht van alle wijzigingen vanaf 2025 die te maken hebben met de loonkosten en werkgeverslasten. 

Zorg voor een goede salarisadministratie 

Je medewerkers hebben recht op een loonstrook. Ze moeten kunnen zien hoeveel loon ze hebben gekregen en welke sociale premies de werkgever heeft afgedragen. Er gelden speciale regels voor wat er allemaal op de loonstrook moet staan.  

Het maken van de loonstroken is een onderdeel van je salarisadministratie. Op basis van alle wetten en regels blijkt al wel dat je je administratie goed op orde moet hebben. Maar een salarisadministratie is meer dan het opstellen van loonstroken. Met je salarisadministratie zorg je er ook voor dat je loonaangifte doet bij de Belastingdienst, dat je op tijd het salaris overmaakt en dat je bijvoorbeeld jaaropgaven maakt. Hier lees je meer over wat een salarisadministratie is.  

Verloning uitbesteden? Ontdek wat payroll kost! 

Er komt veel kijken bij het berekenen van het loon van je medewerkers en het uitbetalen daarvan. En dat niet alleen, je moet ook nog eens alle regels bijhouden en de veranderingen daarin.  

Gelukkig is er ook een manier waarop je je niet bezig hoeft te houden met al deze wetten en regels. Dat klinkt fijn toch? En dat kan met payroll. Maak je gebruik van payroll, dan ben je van al deze zorgen af. Benieuwd wat payroll kost? Dat kun je eenvoudig zelf berekenen met de calculator van Maqqie.