Loonkosten en werkgeverslasten berekenen: het complete overzicht

Laatst bijgewerkt: augustus 2026.

Loonkosten zijn alle kosten die je als werkgever maakt voor je medewerkers. Je betaalt niet alleen het brutosalaris. Denk ook aan vakantiegeld, werkgeverspremies, pensioen en andere personeelskosten.

Maar wat kost een medewerker je nu echt? En hoe bereken je de totale loonkosten? In dit artikel zetten we alle kosten voor je op een rij.

Wat zijn loonkosten?

Loonkosten zijn alle kosten die je als werkgever maakt voor een medewerker. Het brutosalaris is daar maar een deel van.

Je kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met:

• het brutosalaris;

• vakantiegeld;

• werkgeverspremies;

• pensioen;

• toeslagen;

• een dertiende maand of eindejaarsuitkering;

• reiskosten en andere vergoedingen;

• verzekeringen;

• andere personeelskosten.

Welke kosten je precies hebt, hangt af van de medewerker, het contract en de cao die van toepassing is.

Welke loonkosten zijn verplicht?

Een belangrijk deel van je loonkosten bestaat uit het loon dat je met je medewerker afspreekt. Daarbij moet je rekening houden met het wettelijk minimumloon en eventuele afspraken uit een cao.

Salaris

Je spreekt met je medewerker een bruto uurloon of brutosalaris af. Daarbij moet je minimaal het wettelijk minimumloon betalen.

Voor medewerkers van 21 jaar en ouder is het wettelijk minimumloon sinds 1 juli 2026 € 14,99 bruto per uur. Voor medewerkers onder de 21 jaar gelden lagere minimumjeugdlonen.

In Wat is het minimumloon lees je daar meer over.

Is er een cao van toepassing? Dan kunnen daarin hogere minimumlonen staan. In dat geval moet je je aan de cao houden. Lees meer over loonafspraken in een cao.

Vakantiegeld

Een medewerker heeft meestal recht op minimaal 8% vakantiegeld over het brutoloon. De wettelijke naam hiervoor is vakantiebijslag. Je hoort ook vaak de termen vakantiegeld en vakantietoeslag.

In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen andere afspraken staan. Controleer daarom altijd welke regels voor jouw medewerker gelden.

Dertiende maand of eindejaarsuitkering

In een cao kan staan dat medewerkers recht hebben op een dertiende maand of eindejaarsuitkering. Is dat verplicht volgens de cao? Dan moet je deze uitkering betalen.

Ook zonder cao kun je met een medewerker afspreken dat die een dertiende maand of eindejaarsuitkering krijgt.

Wat zijn aanvullende loonkosten?

Naast het salaris en vakantiegeld kun je andere kosten voor je medewerkers hebben. Welke kosten dat zijn, hangt af van de afspraken die je maakt en de cao die geldt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Reiskosten: een vergoeding voor woon-werkverkeer.

• Pensioen: jouw bijdrage aan de pensioenregeling.

• Leaseauto: de kosten van een auto van de zaak.

• Onkostenvergoedingen: bijvoorbeeld voor kosten die een medewerker voor het werk maakt.

• Extra verlof: vakantiedagen boven op het wettelijke minimum.

• Andere arbeidsvoorwaarden: bijvoorbeeld een telefoon, laptop of opleidingsbudget.

Sommige van deze kosten zijn verplicht volgens een cao of pensioenregeling. Andere kun je zelf met je medewerker afspreken.

Wat zijn werkgeverslasten?

Werkgeverslasten zijn kosten die je als werkgever boven op het brutoloon betaalt. Een belangrijk deel daarvan bestaat uit premies en bijdragen.

Je kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met:

• premies voor werknemersverzekeringen;

• de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw);

• pensioenpremies;

• andere verplichte bijdragen die voor jouw organisatie of sector gelden.

Hoe hoog deze werkgeverslasten zijn, verschilt per werkgever en medewerker. De percentages kunnen bovendien ieder jaar veranderen.

Let op: loonbelasting en premies voor volksverzekeringen worden ingehouden op het loon van je medewerker. Je draagt deze bedragen af aan de Belastingdienst, maar het zijn dus niet allemaal extra kosten boven op het brutosalaris.

Verzekeringen en ziekte

Een medewerker kan ziek worden. Als werkgever krijg je dan te maken met kosten voor loondoorbetaling en re-integratie.

Je kunt je tegen een deel van deze kosten verzekeren. Denk bijvoorbeeld aan een verzuimverzekering.

Zo'n verzekering is niet altijd verplicht. Het kan wel helpen om het financiële risico van langdurige ziekte te verkleinen.

Salarisschalen en periodieken

Valt je medewerker onder een cao? Dan kan de cao bepalen hoeveel salaris je minimaal moet betalen.

Veel cao's werken met salarisschalen. Binnen zo'n schaal kan een medewerker periodiek doorgroeien naar een hoger salaris. Bijvoorbeeld na een jaar of bij voldoende ervaring.

Daardoor kunnen je loonkosten stijgen, ook als de functie van je medewerker hetzelfde blijft.

Lees meer over salarisschalen en periodieken.

Overige personeelskosten: werkplek, Arbowet en werving

Naast de directe loonkosten zijn er andere kosten die horen bij het hebben van personeel.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Een veilige werkplek: zoals een goed bureau, beschermingsmiddelen of werkkleding.

• Arbo en preventie: kosten om veilig en gezond werken mogelijk te maken.

• Werkmiddelen: zoals een laptop, telefoon of gereedschap.

• Opleidingen: trainingen en cursussen voor je medewerkers.

• Werving en selectie: kosten om nieuwe medewerkers te vinden.

• Extra's voor medewerkers: bijvoorbeeld lunch of andere voorzieningen op het werk.

Welke kosten je moet maken voor een veilige en gezonde werkplek hangt af van het werk dat je medewerkers doen. In de regels uit de Arbowet lees je daar meer over.

Hoe bereken je de loonkosten van een medewerker?

Wil je weten wat een medewerker je werkelijk kost? Alleen naar het brutosalaris kijken is niet genoeg.

Je kunt de loonkosten in vier stappen berekenen:

1. Begin met het brutoloon.

2. Tel het vakantiegeld erbij op.

3. Tel de werkgeverslasten en andere verplichte kosten erbij op.

4. Tel aanvullende personeelskosten erbij op, zoals pensioen, reiskosten of andere arbeidsvoorwaarden.

Je berekening ziet er dan in de basis zo uit:

Brutoloon + vakantiegeld + werkgeverslasten + aanvullende kosten = totale loonkosten

Voorbeeld van een loonkostenberekening

Stel: je medewerker verdient € 3.000 bruto per maand.

Het brutojaarsalaris is dan:

12 × € 3.000 = € 36.000

Daar komt het vakantiegeld bij. Als we in dit eenvoudige voorbeeld rekenen met 8%, is dat:

8% van € 36.000 = € 2.880

Je zit dan op:

€ 36.000 + € 2.880 = € 38.880 per jaar

Daar ben je alleen nog niet. Je moet ook rekening houden met werkgeverspremies en eventuele andere kosten, zoals pensioen, reiskosten of een dertiende maand.

De totale loonkosten liggen daarom hoger dan € 38.880.

Hoeveel hoger precies, verschilt per situatie. Onder andere de cao, pensioenregeling, sector en afspraken met je medewerker hebben invloed op het uiteindelijke bedrag.

Wat kost een medewerker?

Er is dus geen vast percentage waarmee je voor iedere medewerker kunt rekenen.

Twee medewerkers met hetzelfde brutosalaris kunnen verschillende loonkosten hebben. Dat komt bijvoorbeeld door verschillen in:

• cao;

• pensioenregeling;

• werkgeverspremies;

• vakantiedagen;

• toeslagen;

• reiskosten;

• verzekeringen;

• andere arbeidsvoorwaarden.

Wil je weten wat een medewerker jou daadwerkelijk kost? Maak dan een berekening op basis van jouw situatie.

Wat verandert er aan de loonkosten in 2026?

Lonen, premies en andere bedragen kunnen ieder jaar veranderen. Daardoor veranderen ook je loonkosten.

Het wettelijk minimumuurloon voor medewerkers van 21 jaar en ouder steeg op 1 januari 2026 naar € 14,71 bruto per uur. Sinds 1 juli 2026 is dit € 14,99 bruto per uur.

Ook andere bedragen en premies kunnen gedurende het jaar veranderen. Daarnaast kunnen nieuwe cao-afspraken invloed hebben op de loonkosten van jouw medewerkers.

Controleer daarom regelmatig of je nog met de juiste bedragen rekent.

Zorg voor een goede salarisadministratie

Als werkgever moet je de salarisadministratie goed regelen. Je medewerker moet bijvoorbeeld een loonstrook krijgen. Daarop staat onder andere hoeveel loon de medewerker krijgt en welke bedragen worden ingehouden.

Er gelden regels voor wat er op een loonstrook moet staan.

Maar salarisadministratie is meer dan alleen loonstroken maken. Je moet bijvoorbeeld ook:

• het salaris op tijd betalen;

• loonaangifte doen bij de Belastingdienst;

• loonheffingen afdragen;

• vakantiegeld goed verwerken;

• jaaropgaven maken;

• wijzigingen in wetgeving en cao's verwerken.

Lees meer over wat salarisadministratie inhoudt.

Verloning uitbesteden? Ontdek wat payroll kost

Loon berekenen, loonstroken maken, aangifte doen en ondertussen alle veranderingen in wet- en regelgeving bijhouden. Er komt best wat bij kijken.

Dat hoeft gelukkig niet allemaal op jouw bordje te liggen.

Met payroll van Maqqie besteed je het juridisch werkgeverschap en de verloning uit. Zo hoef jij je niet bezig te houden met de salarisadministratie en de regels die daarbij horen.

Benieuwd wat dat kost? Bereken eenvoudig wat payroll kost met de calculator van Maqqie.