Personeelsadministratie: waar moet je allemaal aan denken?

In je personeelsadministratie houd je de informatie bij over de medewerkers die bij jou werken. Dat is niet alleen handig en belangrijk voor jezelf; ook de wet zegt dat je bepaalde gegevens moet bijhouden. Er komt best veel kijken bij het organiseren van een goede personeelsadministratie. Waar moet je allemaal aan denken?

Wat is personeelsadministratie?

Personeelsadministratie is het bijhouden van de informatie over de medewerkers in jouw bedrijf. Het gaat bijvoorbeeld om de arbeidsovereenkomsten, het salaris dat je moet betalen, het bijhouden van vrije dagen en het ziekteverzuim. Ook pensioenafspraken, verzekeringen en de premies en belastingen die je aan de Belastingdienst moet betalen horen bij de personeelsadministratie.

Je personeelsadministratie is dus de plek waar je alle afspraken die je met je medewerkers hebt gemaakt moet kunnen terugvinden. Het is belangrijk dat je goed organiseert hoe je deze informatie bijhoudt en bewaart. Dan kun je bijvoorbeeld altijd terugvinden wat voor soort contract iemand heeft en weet je wanneer je dat moet verlengen of juist beëindigen. En met een goed systeem waarmee je vakantiedagen overzichtelijk bijhoudt, voorkom je dat je daarover gedoe krijgt met een medewerker.

Welke taken horen bij personeelsadministratie?

Bij personeelsadministratie horen verschillende taken. Al die taken hebben te maken met het op een juiste manier verzamelen en bijhouden van belangrijke gegevens over je medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan de volgende taken:

• Het maken van arbeidsovereenkomsten

• Het uitbetalen van salarissen: de salarisadministratie

• Het bijhouden van ziekmeldingen

• Het regelen van pensioen

• Het controleren of de regels van de wet worden gevolgd.

Dit zijn de hoofdtaken. Maar bij deze taken horen natuurlijk verschillende onderwerpen. Voorbeelden van andere onderwerpen voor een personeelsadministratie zijn:

• De gegevens van de medewerker: naam, adres, woonplaats

• Overzicht van vrije dagen en vakantiedagen

• Overzicht van ziekteverzuim en de begeleiding van zieke medewerkers

• Arbodocumenten zoals de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

• Verslagen van functioneringsgesprekken

• Beoordelingen

• Lease-autoregelingen

• Afspraken over telefoons en laptops

• Functiebeschrijvingen

• Verzekeringen

Wat mag je niet opnemen in je personeelsadministratie?

Je mag niet alle gegevens van je medewerkers opnemen in je personeelsadministratie. Je mag bijvoorbeeld niet vastleggen wat het geloof is van iemand of dat iemand lid is van een vakbond. Ook mag je geen medische gegevens bewaren.

Belangrijk is ook dat de gegevens die je bewaart nodig zijn om een goede personeelsadministratie bij te houden. Je moet ze dus echt voor dat doel bewaren. Dat betekent dat je geen overbodige informatie over een medewerker mag opslaan. Dat staat in de Algemene verordening gegevensbescherming, de AVG.

In de AVG staat ook dat je de gegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is.

Wat is het verschil tussen de personeelsadministratie en de salarisadministratie?

Het verschil tussen de personeelsadministratie en de salarisadministratie is dat de salarisadministratie een onderdeel is van de personeelsadministratie. De salarisadministratie gaat alleen over de salarissen en alles wat daarbij komt kijken. In je personeelsadministratie houd je ook andere gegevens bij, zoals ziekteverzuim en vrije dagen.

Ook voor de salarisadministratie gelden wettelijke regels.

Wat zijn verplichte onderdelen van personeelsadministratie?

Verplichte onderdelen van personeelsadministratie zijn het bijhouden van een personeelsdossier en de salarisadministratie.

In het personeelsdossier bewaar je alle documenten van een medewerker. Denk aan de arbeidsovereenkomst, functioneringsverslagen, overzicht ziekteverzuim. In de salarisadministratie houd je bij hoeveel loon je betaalt en welke premies en belastingen je aan de Belastingdienst betaalt.

Het is dus niet alleen handig om een goede personeelsadministratie te hebben, maar je bent ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van je medewerkers te registreren.

Personeelsadministratie uitbesteden of zelf doen?

Duizelt het je al? Want er komt veel kijken bij personeelsadministratie. Het kost je veel tijd. En wat zijn de risico’s als je fouten maakt omdat je bijvoorbeeld niet op de hoogte bent van de laatste wetgeving? Jij bent tenslotte ondernemer en geen personeelsadministratiespecialist.

Gelukkig zijn er wel personeelsadministratiespecialisten: bedrijven aan wie je met een gerust hart jouw personeelsadministratie kunt uitbesteden. Dat kan bijvoorbeeld als je gebruik maakt van payrolling.

Bij payrolling besteed je alle verplichtingen die je als werkgever hebt uit aan een payrollbedrijf. Payrolling heeft ongelofelijk veel voordelen. En het mooie is: payrolling heeft niet alleen voor jou als ondernemer voordelen, maar ook voor jouw medewerkers.

Het allerbelangrijkste voordeel van payrolling is dat je kiest voor minder ondernemerszorgen. Want je weet zeker dat je je personeelsadministratie en alles wat daarbij komt kijken goed hebt geregeld. Veel ondernemers gingen jou al voor. Zij kozen ervoor om hun tijd en energie te richten op ondernemen. De personeelsadministratie laten ze over aan de expert.