Uren registreren: dit moet je weten
Als werkgever heb je te maken met het bijhouden van de gewerkte uren van je medewerkers. In het contract met de medewerker heb je de uren afgesproken die de medewerker werkt, maar dat is niet genoeg. Veel bedrijven houden geen uren bij, terwijl dit wel wettelijk verplicht is. Urenregistratie van je personeel geeft je naast inzicht in aanwezigheid ook inzicht in afwezigheid: uren dat een medewerker ziek is, vakantiedagen opneemt of juist overuren maakt. Daarom is een urenregistratie belangrijk. Wat zijn de voordelen van een urenregistratie en hoe kun je gewerkte uren het beste bijhouden?
Wat is urenregistratie?
Urenregistratie is het bijhouden van de gewerkte uren van je medewerkers. Hoe kun je de uren bijhouden? Dat kun je kiezen en hangt af van jouw onderneming. Je kunt bijvoorbeeld voor een project of een specifieke taak de uren bijhouden. Maar je kunt ook per dag en per medewerker de gewerkte uren bijhouden.
Waarom is het belangrijk om uren te registreren?
Het is belangrijk om uren te registreren omdat je daarmee de lonen van je medewerkers eerlijk kunt berekenen. Dat geldt zeker voor de medewerkers die op wisselende uren werken. Dat zijn bijvoorbeeld medewerkers met een flexcontract. Ook helpt een goede urenregistratie bij het opstellen van facturen voor je klanten. Je kunt dan de tijd die voor die klant is gewerkt doorrekenen. En wist je dat in de Arbeidstijdenwet staat dat werkgevers verplicht zijn om een urenregistratie bij te houden van de werktijden en de rusttijden van medewerkers? Een urenregistratie is dus niet alleen handig, maar ook wettelijk verplicht. Er zijn geen wettelijke richtlijnen voor hoe je de urenregistratie van je personeel moet bijhouden. Wel zal een rechter de werkgever altijd aanspreken op het bijhouden van een goede administratie. Je moet de urenregistratie 52 weken bewaren.
5 voordelen van een goede urenregistratie
Een goede urenregistratie heeft veel voordelen. We zetten ze voor je op een rij.
Urenregistratie geeft de juiste informatie voor je facturen en voor je loonadministratie
Een urenregistratie is de basis voor je loonadministratie. Want alleen als je precies weet hoeveel uur je medewerkers hebben gewerkt, kun je het juiste loon betalen. En heb jij een bedrijf waarin je klanten een factuur stuurt voor de door jouw medewerkers gewerkte uren? Dan is het heel belangrijk dat je precies weet hoeveel uur je in rekening kunt brengen. Houd je die uren niet goed bij, dan loop je het risico op inkomstenverlies. En natuurlijk willen jouw klanten ook een helder overzicht van de gewerkte uren die zij moeten betalen.
Urenregistratie geeft inzicht in hoeveel je medewerkers kunnen werken
Heb je een goede urenregistratie, dan zie je ook hoeveel je medewerkers kunnen werken. Met andere woorden: het geeft je inzicht in hun productiviteit. Aan de hand van de registratie van gewerkte uren kun je ook zien of bepaalde projecten volgens de planning verlopen. Met een urenregistratie kun je bijhouden hoeveel tijd je medewerkers aan verschillende taken besteden. Dat is belangrijke informatie voor jou. Je kunt dan zien waar je dingen slimmer kunt organiseren in jouw onderneming. En het helpt je ook bij het maken van plannen voor de toekomst.
Met urenregistratie voldoe je aan de wet
Je bent wettelijk verplicht om gewerkte uren bij te houden. Die wettelijke plicht geldt ook in veel landen om ons heen. Een betrouwbaar systeem om uren bij te houden helpt je om te voldoen aan deze wetgeving.
Heb je de uren niet goed geregistreerd? Dan loop je het risico dat je een boete krijgt. Of een rechtszaak omdat een medewerker overuren claimt. Alleen met een urenregistratie van je personeel kun je dan het tegendeel bewijzen.
Urenregistratie helpt bij de taakverdeling
Als je weet hoeveel tijd je medewerkers besteden aan een bepaalde taak, dan is dat belangrijke informatie om de taken te verdelen. Met die informatie kun je een betere planning maken. Zo zorg je ervoor dat niemand te veel werk heeft en dat projecten goed kunnen worden afgerond. Dat is niet alleen prettig voor jou, maar ook voor de medewerkers.
Urenregistratie is de basis om besluiten voor de toekomst te nemen
Als je goed inzicht hebt in de gewerkte uren, dan helpt jou dat bij het maken van toekomstplannen voor je onderneming. De urengegevens geven je bijvoorbeeld waardevolle informatie over de prijs die je kunt doorrekenen aan je klanten. De urengegevens helpen je ook bij het maken van personeelsbeleid. Het registreren van uren laat zien waar verbeteringen mogelijk zijn in je bedrijf en waar je kosten kunt besparen. Goede urenregistratie van je personeel is dus erg waardevol en onmisbaar voor elke ondernemer.
Kun je een boete krijgen als je uren niet registreert?
Je kunt een boete krijgen als je uren niet registreert. In de Arbeidstijdenwet staat dat je de arbeids-en rusttijden moet registreren. De Arbeidsinspectie controleert of je je houdt aan de regels uit de Arbeidstijdenwet. Doe je dat niet, dan kan de Arbeidsinspectie een boete opleggen. Dat kunnen hoge boetes zijn. Met een goed systeem voor het registreren van uren voorkom je een boete.
Bovendien is de werkgever juridisch verantwoordelijk voor het vastleggen van de administratie. Als je een juridisch geschil hebt met een medewerker, dan zal een rechter jou aanspreken op het goed bijhouden van de gewerkte uren.
Hoe kun je gewerkte uren het beste bijhouden?
Je kunt de gewerkte uren het beste bijhouden met een goed urenregistratiesysteem. Sommige ondernemers leggen uren vast in een Exceldocument. Dat is nogal onderhouds- en foutgevoelig. Je kunt het beste kiezen voor een digitaal systeem voor het registreren van uren. En daarin heb je ook weer keuzes, zoals een softwarepakket of een online-oplossing. Je kunt je medewerkers bijvoorbeeld online laten inloggen zodat vanaf dat moment de uren worden bijgehouden. Je kunt je medewerkers ook zelf online de uren laten invoeren.
De meeste digitale systemen voor urenregistratie kunnen ook pauzes berekenen. Of wat dacht je van het berekenen van reisuren en, als dat nodig is, toeslagpercentages voor bijvoorbeeld avonduren of overuren? Jij geeft aan wat je nodig hebt om te registreren. Zo krijg je precies dat overzicht van de uren dat jij nodig hebt voor jouw bedrijfsvoering. Maak je gebruik van payroll? Het urenregistratiesysteem verwerkt voor jou dagelijks de gewerkte uren en vergelijkt die met de uren die je in het contract hebt afgesproken. Zo zie je precies hoeveel uren er meer of minder zijn gewerkt en betaal je nooit te veel.
3 tips voor een praktische urenregistratie
Maak het je medewerkers makkelijk
Uren bijhouden vraagt best wel wat van je medewerkers. We raden je daarom aan om het zo makkelijk mogelijk te maken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat het systeem om gewerkte uren bij te houden goed bereikbaar is. Dus niet alleen via de computer op kantoor, maar ook via een app op hun smartphone of tablet. Dat is vooral handig voor medewerkers die veel onderweg zijn. En je maakt het bijhouden van uren voor je medewerkers ook makkelijker door ze niet te veel gegevens te laten invoeren. Dan voorkom je fouten in je urenregistratie.
Laat je medewerkers ook andere uren registreren
In een urenregistratiesysteem kun je je medewerkers ook verlofuren, verzuimuren en overuren laten registreren. In een oogopslag weet je dan wat de stand van zaken is. Dat is handig voor jou en de medewerker.
Leg uit waarom urenregistratie belangrijk is
Als je je medewerkers uitlegt waarom urenregistratie belangrijk is, weten ze waarom ze het doen. Zo motiveer je ze om de uren goed bij te houden. Maak vooral duidelijk dat hun urenregistratie van belang is voor een juiste uitbetaling. Vergeet dan ook tip 1 niet: maak het ze zo makkelijk mogelijk, bijvoorbeeld met een handige app.
Welke uren van medewerkers moet je registreren?
Je moet de volgende uren van medewerkers registreren:
Begin- en eindtijd van de werkdag
Pauzes
Ziekte-uren
Vakantie-uren
Overuren
In de Arbeidstijdenwet staat wat dat voor soort uren zijn. Meer daarover lees je in Wat houdt de Arbeidstijdenwet in?
Met maqqie geen omkijken naar urenregistratie
Het registreren van de gewerkte uren van je medewerkers is een wettelijke verplichting. Het is een belangrijk onderdeel van je personeels- en salarisadministratie. Het bijhouden van uren kan een ingewikkelde en tijdrovende klus zijn, maar niet als je gebruik maakt van payroll. Bij payroll heb jij namelijk geen omkijken naar de urenregistratie. Maqqie helpt jou daarbij.
Ook freelancers en uitzendkrachten kunnen eenvoudig hun uren registreren zodat jij hier geen omkijken meer naar hebt. Bij ons is jouw personeels- en salarisadministratie, en dus ook de urenregistratie van je personeel in betrouwbare handen. Hoe werkt het in de praktijk? Jouw medewerkers houden bij ons eenvoudig hun uren bij, jij keurt ze goed en wij betalen het loon. Zo Maqqie is het. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen?
Heb je nog meer hulp nodig?
We staan graag voor je klaar!
